2024年邮件礼仪及注意事项.docx

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2024年邮件礼仪及注意事项

电子邮件礼仪及留意事项

电子邮件在日常工作中时刻伴随着我们，在职场活动中起着重要的作用。电子邮件的表达方式代表了我们的职业素养、专业程度、牢靠性和形象，甚至代表了公司的形象。一封完整的邮件包含主题、称呼、正文、附件、结尾、署名、日期、收件人等。

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．肯定不要空白标题，这是最失礼的；

2．标题要简短，明确；不宜冗长，不要让邮箱用?才能显示完你的标题；

3．标题要能真实反映文章的内容和重要性；

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；

5．可适当用运用大写字母或特别字符来突出标题，引起收件人留意，但应适度，特殊是不要随意就用“紧急”之类的字眼；

6．回复对方邮件时，应当依据回复内容须要更改标题，不要RERE一大串；

7．主题千万不行出现错别字和不通顺之处；

8．对于外部邮件，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存；

9．不发无意义的邮件。

1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼

称呼是第一行顶格写。

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面对他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的状况下可以称呼大家、ALL。

假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假如不清晰职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清晰。1

不熟识的人不宜干脆称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。不少人写邮件一上来就干脆说事情，给人的感觉是“你应当知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。

2、Email开头结尾最好要有问候语

开头问候语是称呼换行空两格写，最简洁的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”。

结尾在日常工作中常被忽视，常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺当”之类的也就可以了，若是尊长应运用“此致敬礼”。留意，在特别正式的场合应完全运用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为再换行顶格写。

“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，但还是应留意尺度，不然会适得其反。

1、正文要简明扼要，行文通顺、重点突出、段落清楚

若对方不相识你，第一件应当说明的就是自己的身份；假如详细内容的确许多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行具体描述；多采纳主动语气，让收件人知道是谁应当来做这件事情。

2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要运用口语化，避开心情化用语，慎用含有敌意的词句或者指责的语气

依据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，邮件发出前多站在对方的角度感受一下。敬重对方，请、感谢之类的语句要常常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人看法的评论必需谨慎而客观，“邮件门”就是深刻的教训！

3、正文多用1234之类的列表，以清楚明确

4、一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清晰，说精确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5、尽可能避开拼法错误和错别字

这是对别人的敬重，也是自己看法的体现。在邮件发送之前，务必自己细致阅读一遍，检查行文是否通顺，拼法是否有错误。

6、合理提示重要信息，可运用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不行过多运用

过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅