文职人员文书及事务管理课件.pptVIP

文职人员文书及事务管理

游戏规则1、准时上课、下课2、吸烟有害您和他人的健康3、手机请转为按摩器4、举手发言掌声鼓励5、随手清洁(爱护桌椅)6、按要求完成全部练习和作业

培训内容a文职人员的工作职责及要求b如何做好上司的助手c文件与档案的管理d会务管理e部门物资的管理

九段秘书1、上司要求秘书安排次日上午九点开一个会议。接到这个通知，你会如何行动？

九段秘书a一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。b二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。c三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

九段秘书d四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。e五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

九段秘书f六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。g七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

九段秘书h八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。i九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

调查表明：1、7％的被调查者认为“做文职就是打杂，跑腿，没有什么前途”；2、10％文职就是一个过度性的职业，没有专业可言，是女性结婚前的最好职业；3、13％的人觉得文职在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人；4、22％的公众赞成经济越发展，好的文职越缺乏；5、48％的公众都认为，文职是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯；

拍拍脑袋，发发言想一想，做秘书有什么好处？

文职人员应具备的职业素养a职业心态b专业c职业形象

文职人员的工作内容是什么？请写出你目前主要的工作内容:1、时间:5分钟；2、用最快的速度写下来，不用思考；3、至少要写下10个；

文职人员的工作职掌与权责项目内容预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理．1、日常行事计划表管理2、环境的整理准备上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及集会的动作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发、集会的准备，运作及事后的处理。4、照顾身边琐事上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项5、沟通支持性工作

文职人员的工作职掌与权责项目内容6、会计方面的业务各种票据的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的处理、手续的代办与记帐。7、紧急情况的处理8、接待工作发生紧急情况时，对公司内、外的联络。面谈、执行访客的安排、引导、招待、接送、上司办公室及会客室的事后处理．9、交际应酬的业务电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；10、文书的处理和保管11、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资料的制作、储存和检索

第一单元文职人员的工作职责及要求1.上司的助理还是上司的阻力2.全能型的秘书攻略

1、上司的助理还是阻力思考：你现在是上司的助理还是阻力？√协助√分担√管理√参谋√支持√辅助其塑造良好的形象领导者替身决策支持参谋领导事务执行者协调人服务人员6/14/2