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7.23粮食熏蒸药管理规定

办公自动化系统管理规定14hjgb-523-201

1办公自动化系统管理规定

1范围

本标准规定了公司办公自动化oa系统的运行、维护、使用和管理要求，确保oa系统安全、可靠、稳定地运行，促进公司网络的健康发展。

本标准适用于公司机关各部室、各二级单位（项目部）oa系统的使用。

2引用文件

计算机软件工程国家标准

3相关术语

3.1办公室自动化（officeautomation）缩写oa。为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

3.2电子签章。泛指所有以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑关联，用以辨识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实的内容。4管理内容与要求

4.1信息中心职责

4.1.1信息中心为oa系统建设和管理的实施机构。负责公司oa系统的日常运行、管理维护工作。

4.1.2发生软件报错等情况，信息中心应及时解决。在不能自行解决的情况下，应及时联系软件公司技术人员；若软件需要更改应及时为系统做补丁程序，以保证oa系统的正常运行。

4.1.3用户发生死锁情况应向信息中心反映，信息中心应及时为用户解锁，以保证用户工作的正常开展。

4.1.4各部门根据实际工作情况制定或修改相应工作流程，通过“新增或变更流程申请”流程提交申请，经公司相关领导审批确认后提交信息中心制定或修改oa流程。信息中心应在领导审批通过后2个工作日内，完成oa系统中的流程制定或修改工作。流程订制完成后，信息中心需将新流程在公司公告上予以公示。

4.2文件发送与接收

4.2.1各单位下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原

则上统一采用办公自动化系统（oa）发送。各单位文件制作、发送、督办、存档和上报时，发出的电子文档必须具有符合规范的文字及格式（参见经理办公室《关于规范公文拟搞格式的通知》）。内部形成文件正文内容必须添加在“发文签发卡”前。

4.2.2公司的正式文件及其它需要签发的公文，按流程起草、审核、签发，统一由经理办公室编号、打印、使用oa软件发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。需要在公司公告内发布的公文，在公文签发卡中注明该公文需刊登在公司公告内，由经理办公室负责在公司公告内发布。

4.2.3所有需领导审批的流程必须添加在公文中，只需领导阅览的文字在附件中添加。

4.2.4所有oa用户每天必须及时登录oa系统查看文件，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

4.2.5电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

4.2.6流程最后节点的办理人员，在流程办理完毕时应发文传阅给相关部室及人员。

4.2.7各单位、各部室应有专人负责电子印章的管理。信息中心负责将印章制作成电子文档，并培训各部室电子印章负责人如何使用。各电子印章负责人应注意保管好印章口令，正确使用印章。

4.2.8各单位须指定专人负责oa系统及文件的管理。

a）党群工作部负责公司新闻的发布，公司新闻、新动态应在oa系统“公司新闻”中及时发布。

b）公司各项通知、公告、发文等由经理办公室在“公司公告”中及时发布。

c）部门公告发布本部门的事项、动态等，由各部门文件管理员负责发布。

d）“公司新闻”、“公司公告”发布责任人及各部门文件管理员另行下文授权。

4.3oa内部邮件的管理

每个用户应自行做好oa邮箱的管理工作，及时对邮箱中的邮件归档及清理。

4.4用户注册和注销

oa系统用户增加，由人力资源部在三个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交信息中心，信息中心应及时完成该用户的oa用户注册。oa用户离职，人力资源部及时告知信息中心，以注销相关人员账户。

4.5安全管理

所有oa系统使用者应保管好用户密码口令，不得随意泄漏。用户不用oa系统时或离

开计算机时应及时将oa系统注销后关闭，以避免用户个人信息或公司机密泄露。

4.6文件共享与存档

4.6.1各部室文件管理员应做好文件的分发、存档和打印工作。

4.6.2信息中心对oa系统信息每季度备份一次，刻录成光盘，存入公司档案科。5检查、考核与奖惩

5.1由信息中心负责oa系统使用的日常检查。

5.2具体奖惩办法参照员工管理规定和计算机管理规定等相关规定执行。6附则

本规定自2011年1月1日起实施，由工程技术部负责解释。

编制：工程技术部审核：胡秋英批