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学校档案管理制度

一、总则

第一条为了加强学校档案管理工作，规范档案管理行为，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条学校档案是指在学校教学、科研、管理、服务等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式的历史记录。

第三条学校档案管理工作遵循真实性、完整性、安全性和高效性的原则。

第四条学校成立档案工作领导小组，负责学校档案管理工作的组织领导、协调和监督。

二、档案管理机构及职责

第五条学校设立档案管理部门，负责学校档案的收集、整理、保管、利用和统计等工作。

第六条档案管理部门的主要职责：

（一）贯彻执行国家档案法律法规和学校档案管理制度；

（二）制定学校档案工作计划，组织档案业务培训；

（三）负责档案的收集、整理、保管、利用和统计工作；

（四）建立和完善档案信息化管理体系，推进档案数字化建设；

（五）负责档案库房的安全管理和维护工作；

（六）提供档案查询、借阅、复制等服务；

（七）开展档案研究和编纂工作；

（八）完成学校交办的其他档案管理工作。

三、档案的收集与归档

第七条学校各部门、各学院应当指定专人负责本部门、本学院的档案收集工作，确保档案的完整性和准确性。

第八条档案收集的范围包括：

（一）学校发展规划、年度工作计划、工作总结等；

（二）学校教学、科研、管理等活动的文件材料；

（三）学校内部规章制度、会议记录、大事记等；

（四）学校与外部单位签订的合同、协议等；

（五）学校教职工、学生的个人档案；

（六）学校其他具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式的历史记录。

第九条档案的归档应当符合以下要求：

（一）归档文件应当真实、完整、清晰，无破损、污渍等现象；

（二）归档文件应当按照档案管理部门的要求进行整理，分类、排序、编目等；

（三）归档文件应当使用统一的档案盒或档案袋，标注档案名称、编号、日期等基本信息；

（四）归档文件应当按时限要求送交档案管理部门。

四、档案的保管与维护

第十条档案管理部门应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全和完整。

第十一条档案保管应当符合以下要求：

（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗等；

（二）档案应当按类别、年代、重要程度等有序存放，便于查找和利用；

（三）档案库房应当实行24小时监控，确保档案安全；

（四）档案库房应当实行双人值班制度，严禁无关人员进入。

第十二条档案管理部门应当定期对档案进行检查、维护和修复，确保档案的完整和安全。

五、档案的利用与保密

第十三条档案管理部门应当建立健全档案利用制度，为学校教学、科研、管理、服务等提供档案查询、借阅、复制等服务。

第十四条档案利用应当符合以下要求：

（一）用户应当持有有效证件，并按照档案管理部门的规定办理借阅手续；

（二）用户应当在规定时间内归还档案，不得擅自涂改、损坏、遗失等；

（三）涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等档案，应当严格按照保密法律法规进行管理。

第十五条档案管理部门应当对档案利用情况进行统计和分析，为学校决策提供依据。

六、档案的销毁与保密

第十六条档案管理部门应当建立健全档案销毁制度，对失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。

第十七条档案销毁应当符合以下要求：

（一）档案销毁应当由档案管理部门提出申请，报学校档案工作领导小组审批；

（二）档案销毁应当由档案管理部门指定专人负责，进行监销；

（三）档案销毁应当采用安全、保密的方式进行，确保档案内容无法恢复。

七、档案信息化建设

第十八条学校应当积极推进档案信息化建设，建立和完善档案数据库、档案管理系统等，提高档案管理效率和服务水平。

第十九条档案信息化建设应当符合以下要求：

（一）档案数字化应当确保档案的真实性、完整性和可用性；

（二）档案管理系统应当具备档案收集、整理、保管、利用、统计等功能；

（三）档案管理系统应当确保数据安全，防止数据泄露、丢失等风险。

八、档案管理工作的监督与检查

第二十条学校应当加强对档案管理工作的监督与检查，确保档案管理制度的贯彻执行。

第二十一条学校档案工作领导小组应当定期对档案管理工作进行检查，对存在的问题进行整改。

九、附则

第二十二条本制度自发布之日起施行。

第二十三条本制度的解释权归学校档案工作领导小组所有。

第二十四条本制度未尽事宜，按照国家档案法律法规和学校相关规定执行。