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公文管理作业指引

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目的

为规范、细化公司公文管理，提高公文处理质量和效率，特制定本指引。

适用范围

适用于公司的公文管理工作。

术语和定义

公文：包括公司各部门、项目部与政府职能部门、相关单位间传送的外部文件、公司内部传送的各类文件及合同、广告、软文等书面材料，但不包括管理文书；

各类管理文书（包括制度、细则、办法、规定、手册、程序文件等）的制定和发布按《制度管理作业指引》执行；

“对内”指公司内部，包括公司及公司各部门之间行文；“对外”指对公司以外的单位。

职责

总经办

负责公司的公文协调处理工作；

除总经办外，其他部门不得对外正式行文。

工作程序

公文分类

公司的公文种类主要有：

命令（令）：适用于依照公司有关制度和规定，宣布强制性执行的重大行政措施；嘉奖有关单位及人员；

决定(决议)：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；

通知：适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况；

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项；

报告：适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、答复上级单位或领导的询问（包括审计报告）；

请示：适用于向上级单位请求指示、批准；

函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准；

工作联系单：用于公司各部门之间的工作联系。

公文的编制的基本要求

公文的编号方法

公文编号的组成，完整的公文代号如下：

□□字[20XX]XXX号

文件顺序号

年代号

文件类型代号

公司（部门）代号

说明：

公司（部门）代号、代号详见附表1；

公文类型代号详见附表2；

文件顺序编号规则：不分文件类型，以年划分，用三位阿拉伯数字表示，从001开始按顺序递增。

公司及部门代号

附表1:公司及部门代号

序号

公司及部门名称

公司及部门代号

1

XX实业开发有限公司

桂彰

2

总经办

总办

3

人力资源部

人力

4

财务部

财务

5

造价部

造价

6

开发部

开发

7

市场部

市场

8

技术部

技术

9

环艺部

环艺

10

工程部

工程

11

项目部

项目

12

客户中心

客户

公文类型的编号

附表2:公文类型的编号

序号

文件类型

文件类型代号

1

命令

令

2

决定/决议

决

3

通告/通知/通报

通

4

请示（在请示完成后交总经办统一下发）

请

5

会议纪要

纪

6

报告

报

7

函

函

8

工作联系单（通过OA传递）

联

9

其他

其

说明：

公司内部发文的编号由总经办统一编制和管理；

例：如公司颁发某种命令性文件，文件编号统一用：桂彰令字[20XX]XXX号；如技术部发出工作联系单，文件统一编号用：技术联字[20XX]XXX号。

公文编号方面的基本要求

文件编号的登记由各部门内勤人员或指派专人负责，每份文件均应有独立的代号，不得重复和间断；

文件的编号反映文件的类型，以便于查找和归档。

公文编写及排版的基本要求

公文编写时，文件名应能简要反映正文内容

例：关于“五一”放假的通知

例：关于***项目SP活动的总结

正文应力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”

所有条款编号左起顶格编排，在编号后空一个字的位置写标题，另起一行空两个字位置写具体内容。如条款编号后无标题，则空一个字的位置写具体内容；

文件名一般应用二号宋体加黑，其余用小四号宋体；

字体排列采用1.5倍行间距；

纸型一般采用A4型，页面设置为：上2.0cm，下2.0cm，左2.5cm右2.0cm；

对于多页文件，应在页脚处注明：总页数、本页数。

签发规定

根据公司实际情况，结合当前管理需要，本指引对常用的通知、会议纪要两类公文格式和签发做出规定，其他公文格式暂不做强制性要求，待管理推动过程中逐步完善细化。

公文签发权限

红头文件及内部发文（原总决字文件）：由经办部门起草，并填写《发文审批表》，提交分管领导审核