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公司合同存档管理规定
协议书/合同/计划书公司合同存档管理规定
一、总则
1.本规定旨在规范公司合同存档管理，确保合同资料的安全、完整和可追溯性，以维护公司合法权益。
2.本规定适用于公司内部所有合同及相关文件的存档管理。
3.本规定自发布之日起实施，原有相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。
二、合同存档范围
1.公司与外部单位或个人签订的各类合同、协议及其附件。
2.合同审批、签订、履行、变更、解除等相关资料。
3.合同履行过程中的往来函件、通知、报告等文件。
4.其他与合同相关的资料。
三、合同存档责任
1.合同签订部门负责合同资料的收集、整理和归档工作。
2.公司指定专门部门负责合同存档管理，确保存档资料的安全、完整。
3.各部门应积极配合合同存档工作，及时提交合同相关资料。
四、合同存档流程
1.合同签订后，合同签订部门应在规定时间内将合同及相关资料提交至指定存档部门。
2.存档部门负责对提交的合同资料进行审核，确保资料齐全、符合存档要求。
3.审核无误后，存档部门对合同资料进行编号、登记，并存放于指定位置。
4.存档部门应定期对合同资料进行检查，确保资料安全、完整。
五、合同查阅与借阅
1.公司内部人员因工作需要查阅合同资料，应向存档部门提出申请，经批准后方可查阅。
2.查阅合同资料时，应确保资料完好无损，不得涂改、撕毁或遗失。
3.如需借阅合同资料，应办理借阅手续，明确借阅期限，并在规定时间内归还。
六、合同保密
1.公司内部人员应严格遵守合同保密制度，不得泄露合同内容。
2.涉及公司商业秘密的合同资料，应采取相应保密措施，确保信息安全。
七、合同销毁
1.合同资料达到法定保存期限或因其他原因需销毁时，应由存档部门提出申请，经批准后方可销毁。
2.销毁合同资料时，应确保资料彻底毁损，无法恢复。
八、附则
1.本规定由公司指定部门负责解释。
2.本规定未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
3.本规定自发布之日起实施。
（公司名称）
（日期）
协议书/合同/计划书公司合同存档管理规定
概述：
①合同存档范围及责任；
②合同存档流程及管理；
③合同查阅、借阅与保密；
④合同销毁及变更终止；
⑤其他相关事项。
一、合同存档范围及责任
1.1合同存档范围
1.1.1公司与外部单位或个人签订的各类合同、协议及其附件；
1.1.2合同审批、签订、履行、变更、解除等相关资料；
1.1.3合同履行过程中的往来函件、通知、报告等文件；
1.1.4其他与合同相关的资料。
1.2合同存档责任
1.2.1合同签订部门负责合同资料的收集、整理和归档工作；
1.2.2存档部门负责合同存档管理，确保存档资料的安全、完整；
1.2.3各部门应积极配合合同存档工作，及时提交合同相关资料。
二、合同存档流程及管理
2.1合同存档流程
2.1.1合同签订后，合同签订部门应在规定时间内将合同及相关资料提交至存档部门；
2.1.2存档部门负责对提交的合同资料进行审核，确保资料齐全、符合存档要求；
2.1.3审核无误后，存档部门对合同资料进行编号、登记，并存放于指定位置；
2.1.4存档部门应定期对合同资料进行检查，确保资料安全、完整。
2.2合同存档管理
2.2.1公司指定专门部门负责合同存档管理；
2.2.2存档部门应采取适当措施，确保存档资料的安全、完整；
2.2.3存档部门应制定合理的存档制度，规范合同资料的查阅、借阅和销毁。
三、合同查阅、借阅与保密
3.1合同查阅与借阅
3.1.1公司内部人员因工作需要查阅合同资料，应向存档部门提出申请，经批准后方可查阅；
3.1.2查阅合同资料时，应确保资料完好无损，不得涂改、撕毁或遗失；
3.1.3如需借阅合同资料，应办理借阅手续，明确借阅期限，并在规定时间内归还。
3.2合同保密
3.2.1公司内部人员应严格遵守合同保密制度，不得泄露合同内容；
3.2.2涉及公司商业秘密的合同资料，应采取相应保密措施，确保信息安全；
3.2.3如违反保密义务，应承担相应的法律责任。
四、合同销毁及变更终止
4.1合同销毁
4.1.1合同资料达到法定保存期限或因其他原因需销毁时，应由存档部门提出申请，经批准后方可销毁；
4.1.2销毁合同资料时，应确保资料彻底毁损，无法恢复；
4.1.3销毁合同资料后，存档部门应做好销毁记录，以备查验。
4.2变更和终止
4.2.1本协议的变更和终止，须经甲乙双方协商一致，并以书面形式确认；
4.2.2在协议履行过程中，如遇不可抗力等因素导致协议无法继续履行，甲乙双方均有权终止本协议；
4.2.3协议终止后，甲乙双方仍应履行协议终止前所发生的权利和义务。
五、其他相关
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