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文档资料管理制度及实施措施

文档资料管理制度及实施措施

为了确保项目部文件的完整性，方便查找和利用，以及做

好收集、整理、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整性和

安全性，特制定了本制度及实施措施。

1.文档资料管理制度

1.1项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整

理、立卷、归档工作，以保证文件档案资料的齐全完整，使文

件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

1.2项目部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各

类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本项

目生产经营活动相关的上级事文等都必须齐全完整地收集、整

理、立卷、保管。

1.3综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立

卷、管理工作，以确保资料完整。

1.4文件资料档案的保管和查阅：

所有档案必须入框上架，科学排列，以便查找，避免暴露

或捆扎堆放。

文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案

资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档

案资料的完整和安全。

项目部内部员工因工作需要查阅档案资料，必须报请项目

部领导批准。外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经项目

部领导批准后才能查阅。项目部所有档案一律不允许外借。

对于项目部机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独

设锁，无关人员不得接触。工作人员要严守机密。

2.文档资料实施措施

2.1由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制

清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、

变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单。所有施工图的

持有人应对图纸的修改、变更及时标识。

2.2所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文

件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数

量发放文件，并做好编号及登记。

2.3文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表

格上登记签字。

2.4在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文

件。

2.5当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文

件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，编号

不变。文件发放部门应将原破损文件收回处理。

2.6文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领

手续。在补领申请时必须作出书面说明。文件发放部门在补发

文件时应重新进行分发编号，并注明作废。

2.7为了识别和管理在使用的有效文件及其修订状态，项

目部办公室和项目工程部分别负责编制管理性和技术性的《有

效文件控制清单》。

2.8文件和资料更改的流程如下：

填写《文件和资料更改申请表》，说明更改理由和内容。

若涉及其他部门，需重新会审。

原则上由原审批人审批，若无法审批，则需指定授权人并

提供相关背景资料。

经审批后，填写《文件和资料更改通知单》，并发至相关

部门。

持有人根据通知单指令进行更改，并确保正确、清晰。通

知单应附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。

更改部门应将审批件存档备查，并记录和标识文件更改。

2.9作废的文件应加盖“作废”印章，并在使用场合中撤出。

2.10文件和资料应妥善保管，防止丢失和损坏。若出现问

题，应向主管领导报告并批准后办理。存档按公司档案管理办

法规定办理。文件管理人调离岗位或存档时，必须移交全部文

件，并做好记录。

2.11文件和资料的使用控制如下：

需要复印的，需填写《文件和资料复印审批表》，经主管

部门或部门负责人批准，规定份数、编号，发放应做好记录和

登记。

需要临时借阅的，应填写《文件和资料借阅申请单》，经

文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅后必须及时归还。

文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。