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文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施
为了确保项目部文件的完整性,方便查找和利用,以及做
好收集、整理、立卷、保管等工作,维护文件档案的完整性和
安全性,特制定了本制度及实施措施。
1.文档资料管理制度
1.1项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整
理、立卷、归档工作,以保证文件档案资料的齐全完整,使文
件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
1.2项目部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各
类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本项
目生产经营活动相关的上级事文等都必须齐全完整地收集、整
理、立卷、保管。
1.3综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立
卷、管理工作,以确保资料完整。
1.4文件资料档案的保管和查阅:
所有档案必须入框上架,科学排列,以便查找,避免暴露
或捆扎堆放。
文件柜要保持整洁卫生,要定期检查、经常核对文件档案
资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档
案资料的完整和安全。
项目部内部员工因工作需要查阅档案资料,必须报请项目
部领导批准。外单位人员要查阅、复印公司档案,必须经项目
部领导批准后才能查阅。项目部所有档案一律不允许外借。
对于项目部机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独
设锁,无关人员不得接触。工作人员要严守机密。
2.文档资料实施措施
2.1由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制
清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、
变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单。所有施工图的
持有人应对图纸的修改、变更及时标识。
2.2所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文
件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数
量发放文件,并做好编号及登记。
2.3文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表
格上登记签字。
2.4在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文
件。
2.5当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文
件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,编号
不变。文件发放部门应将原破损文件收回处理。
2.6文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领
手续。在补领申请时必须作出书面说明。文件发放部门在补发
文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
2.7为了识别和管理在使用的有效文件及其修订状态,项
目部办公室和项目工程部分别负责编制管理性和技术性的《有
效文件控制清单》。
2.8文件和资料更改的流程如下:
填写《文件和资料更改申请表》,说明更改理由和内容。
若涉及其他部门,需重新会审。
原则上由原审批人审批,若无法审批,则需指定授权人并
提供相关背景资料。
经审批后,填写《文件和资料更改通知单》,并发至相关
部门。
持有人根据通知单指令进行更改,并确保正确、清晰。通
知单应附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
更改部门应将审批件存档备查,并记录和标识文件更改。
2.9作废的文件应加盖“作废”印章,并在使用场合中撤出。
2.10文件和资料应妥善保管,防止丢失和损坏。若出现问
题,应向主管领导报告并批准后办理。存档按公司档案管理办
法规定办理。文件管理人调离岗位或存档时,必须移交全部文
件,并做好记录。
2.11文件和资料的使用控制如下:
需要复印的,需填写《文件和资料复印审批表》,经主管
部门或部门负责人批准,规定份数、编号,发放应做好记录和
登记。
需要临时借阅的,应填写《文件和资料借阅申请单》,经
文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅后必须及时归还。
文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
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