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合同档案管理制度范文

为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步

实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项

目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清

单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、

工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资

料等。

二、档案资料管理原则

1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利

用。①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本

(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜

管理;

②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工

程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件

(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印

件留存备查。

2、原则上所有原件只作存档，不予外借;

3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责

任和义务。

4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。

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三、档案资料的移交

1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技

术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存

影印件备查;投标文件由成本部存档备查。

2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由

项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本

部分别留存影印件备查。

3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度

申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部

留存影印件备查。

4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工

资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。

5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确

认后方为完成交接手续。

6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证

齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

四、档案资料的管理办法

1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇

总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同

文档的查询、利用工作。

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2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需

要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在

合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外

借。

3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以

确保合同文档的安全。

4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查

明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处

罚。

6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰

留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自

复制。

7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违

者视情节予以处罚。

合同档案管理制度范文（二）

为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制

度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、

工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、

荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档

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管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司

档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登

记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档

案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可