如何编写邮件培训教材(ppt文档).pptx

如何编写商务邮件

Howtowriteabusinessemail

;E-mail定义

邮件格式

邮件应用

邮件的发送对象

邮件沟通支持

邮件内容

沟通确认和反馈

商务邮件的基本礼仪规范;电子邮件（electronicmail，简称E-mail，标志：@，也被大家昵称为“伊妹儿”），又称电子信箱、电子邮政，它是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是Internet应用最广的服务，通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网费（流量费）即可），以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。

;1、邮件一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写???具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

2、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。

3、收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。

;1、正式工作报告；

2、难以简单用口头表达说明清楚的事项；

3、知识推荐和信息传递；

4、没有见面交流条件的其他交流内容；

;1、寻求跨部门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；

2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；

3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。

;选择邮件发送对象的时候避免以下现象

1、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；

2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。

3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。

;1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持；

2、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧；

3、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）；

;1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项；

2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。

;1、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；

2、重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间；

3、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；

;关于主题

添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长。

3.最好写上来自**的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

;4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

;关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

;Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个