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公司文件管理制度

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甲方：**单位或个人

乙方：**单位或个人

签订日期：**年**月**日

签订地点：**省**市**地

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公司文件管理制度

公司文件管理制度

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，

对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流

程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公

司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和

备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体

式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有

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效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”

标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活

动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的

制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内

对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件

的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、

程序文件、管理文件。

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4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、

改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述

性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营

管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及

相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业

方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+

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时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提

供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客

户的文件为非受控文件，不作标识;

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，

不必跟踪回收其过期版本。

7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、

技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编

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制。

(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务