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高效解决问题7步法
当我们面临一个新项目或者研究问题的时候,刚开始时令人身心疲惫,但是我们不必担心:“善于解决问题的能力通常是缜密而系统化思维的产物,通过科学的训练,任何人都能获得这种能力。有序的思维方式不会扼杀灵感和创造力,反而会帮助灵感及创造力的产生。”
下面介绍一种通过简单有效解决问题的“七步成诗”法。
1.陈述问题:有效陈述问题是解决问题的开始;
2.通过逻辑树对诸多纷繁复杂的问题进行分解;
3.使用漏斗法去掉所有非关键问题,让核心问题暴露在你的面前;
4.制定详细的工作计划,好计划是成功的保证;
5.进行关键分析,把握住核心才能让你的工作富有效率;
6.综合调查结果,并建构论证;
7.讲述来龙去脉,在文件中将数据及论证联系起来。
第1步:陈述问题
当务之急是对问题的准确了解。清晰陈述问题需要把握以下的特点:
1.一个主导性的问题或坚定的假设
2.具体,不笼统
3.有内容的(而非事实的罗列或一种无意义的主张)
4.可行动的
5.以决策者下一步所需的行动为重点
比如,我们在面临大家抱怨一个公共图书馆不能提供信息服务的问题时,通常会听到很多声音:图书馆是否应该努力改善对会员的服务?能否采取不同的图书馆管理方式进行改善?这些问题都显得太空泛和没有意义。而我们应该将注意力集中在〃图书馆有哪些改善会员服务的可能〃,比如延长时间、选择书刊、增加预算、改善编辑目录、使检索更简单等具体可行的议题上。
另外,我们需要考虑解决这个问题的背景,换句话来说就是站在听众的立场上思考。如:
1.决策者——谁是你的听众?
2.影响决策者的主要因素——哪些是他们关心的问题,如何解决相互冲突?
3.解决问题的时间——需要花费多长时间找出答案,心里需要有时间概念;
4.成功的标准——决策者如何判断成功的因素,他们最关心什么?
5.主要衡量标准——哪些是衡量成功的主要变数?
6.所需要的准确度
第2步:分解问题
我们通常使用逻辑树将问题进行分解,这种方式在保证问题获得完整解决的同时,可以使项目小组共同了解解决问题的框架。
需要特别注意的是:
1.将问题分解为智力上能够解决的几个部分;
2.所分解的问题各个方面没有重叠、没有遗漏;
3.突出重点,不同部分按照轻重缓急进行区分;
4.工作责任必须明确分配到人;
附:逻辑树的三种类型
推理逻辑树,首先定义问题,然后再将问题分成不同的部分,通过行动、主张、标准进行推理;
因果逻辑树,以假设为主,先给出解决问题的假设方案,然后列举原因来验证或者推翻这个假设;
问题逻辑树,列出关键问题并使用“是”或“否”来回答,然后按照所需要采取相应行动的逻辑顺序排列,通常在项目后期找出方案时使用。
第3步:淘汰非关键问题
进行一项较为困难的研究分析时,掌握淘汰非关键性问题是关键。使用80/20的思考方式,重点努力解决最重要的问题,不仅要常问“那又会怎样……”而且还要问自己忘了什么,在假设、理论、数据之间进行来回穿梭,是反复推敲过程中的第一步。比如,在图书馆中结合客户的要求“在预算范围内”,“选择更多的精装书”就成为非关键的议题。
第4步:制定详细的工作计划
有条不紊地及早规划工作计划对解决问题有很大的帮助,是保证工作在规定时间范围内完成的主要手段。一般按照问题——假设——分析工作——来源——职责/时间安排——最终结果的顺序,将问题/议题与行动、人之间相互联系。
工作计划要掌握以下原则:
1.提早——不要等待数据、关键数量、或任何其他因素
2.经常——随时反复仔细分析数据,修改、补充或改善工作计划
3.具体——具体分析,寻找具体来源
4.综合——同项目小组成员一起检测,尝试其他假设
5.里程碑——有序地工作,使用80/20方法按时交付
第5步:进行关键问题分析
大脑接受信息的能力是有限的,并且在处理问题时自觉不自觉地按照重要性排序。因此,解决问题最有效的方式是越简单越好,要求我们尽可能选择简便的解决方式,避免复杂、间接或者推论的方法。
需要掌握的原则:
1.以假设和结果作为导向——不要拘泥于数据
2.经常反复进行假设和数据分析——不是兜圈子
3.尽可能简化分析——越简单越可靠,太复杂的线性计划有时并不可靠
4.评估重要性,使用80/20原则——开拓视野,但是要分清主次
5.从专家那里获取数据,对新数据采取灵活的态度——保持权威和新鲜
6.项目小组共同参与——矫正你的偏颇
7.要
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