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CCAA全国统考（认证通用基础）背诵文件（五）

文件和记录评审(进入现场前、第一阶段实施时、第二阶段实施时)

在审核过程中,查阅形成文件的信息也是审核员获取信息最常用的方法。审核员应针对审核范

围和审核对象的特点,评审与受审核活动有关的形成文件的信息，以获得与受审核方对相关活

动和过程的具体职责、要求、实施和控制方法和结果等方面的信息。

问：在对形成文件的信息进行评审时,审核员应注意哪些问题？

答：在对形成文件的信息进行评审的过程中,审核员应考虑形成文件的信息中所提供的信息是

否完整、正确、一致、现行有效，和所评审的形成文件的信息是否覆盖审核的范围并提供足

够的信息来支持审核目标。

(1)所评审的形成文件的信息应与受审核的活动和过程直接相关;

(2)在明确了与审核对象有关的形成文件的信息的总量后，审核员可以根据需要,运用抽样技

巧抽取足够数量的样本形成文件的信息，而没有必要查阅每一份形成文件的信息;

(3)查阅所保持的形成文件的信息时,应关注文件的有效性及其内容的充分性和适宜性,关注

文件中对具体活动和过程的职责划分、接口关系、具体要求、实施和控制的方法和程序,以及

记录的要求等方面的信息;

(4)查阅所保留的形成文件的信息时，应关注记录内容的完整性和真实性，以及与相关文件规

定的符合性。

在进入现场审核前，要进行文件评审

文件评审贯穿审核的全过程。

审核准备阶段的文件评审是对受审核方有关文件化信息的初步审查，也可称文件初审,是审核

活动的基础。文件化信息可包括管理体系的相关文件和记录,及以往的审核报告;评审应当考

虑受审核方的组织规模、性质和复杂程度,以及审核的目的和范围。审核准备阶段的文件评审,

通常由指定执行本次审核的审核组长进行,也可由指定的其他审核人员进行，但审核组长应掌

握文件评审的结果。

问：文件化信息评审的目的是什么？

答：审核准备阶段应当对受审核方的相关管理体系文件化信息进行评审。其目的是:

(1)收集信息,例如过程、职能方面的信息，以准备审核活动和适用的工作文件,如编制审核计

划,准备检查表等;

(2)了解体系文件范围和程度的概况，发现可能存在的差距

问：审核员对文件化信息评审的要求有哪些？

答：(1)文件中所提供的信息的评审，包括文件的完整性、正确性、一致性和有效性。其中,

对其正确性、一致性和有效性在现场审核时仍将进行评审:

①完整性,文件中包含所有期望的内容。如认证审核时,受审核方提供的用于文件评审的文件

类别是否符合认证机构的要求。

②正确性,文件内容符合标准和法规,来源可靠。即文件内容是否符合相应的管理体系标准、

规范和相关技术要求及适用的法律法规的全部要求。

③一致性,文件本身以及相关文件都是-致的。即对文件的系统和协调性评审,包括两个方面，

一是文件本身及与同一层次文件之间，或不同层次文件之间在职责权限和要求等方面是否一

致,不同层次的文件是否连贯和对应;二是有逻辑关系的过程、活动和要素之间是否衔接和对

应,如方针和目标等。

④现行有效,文件内容是最新的。用于评审的文件化信息是否现行有效,是否符合文件化信息

控制的要求;

(2)所评审的文件是否覆盖审核范围并提供足够的信息来支持审核目标。用于描述组织管理体

系覆盖范围的文件是否识别并清楚界定了组织管理体系现场区域、运行单位、活动、产品和

服务等的覆盖范围。

(3)依据审核方法确定的对信息和通信技术的利用,是否有助于审核的高效实施。应依据适用

的数据保护法规对信息安全予以特别关注(特别是包含在文件中但在审核范围之外的信息)。

问：在第三方认证审核中，文件化信息评审的内容有哪些？

答：适用时,审核准备阶段文件化信息评审的对象，可包括受审核方管理体系文件和记录,以

及以往的审核报告，一般可包括以下内容:

(1)方针和目标;

(2)描述管理体系覆盖范围的文件化信息;

(3)描述管理体系整体情况、过程及相互作用的文件化信息;

(4)与管理体系相关的重要的文件和记录,例如质量计划特定产品的第二方审核报告、检验/

检测报告、适用法律法规和产品标准清单、重要环境因素和危险源.资质许可及相关文件等;

（5)以往的审核报告，如以往进行的内部审核和(或)外部审核报告,文件评审的结果。对于认

证审核,如:初次认证时，已获得其他领域认证的审核报告;再认证时调阅上-一个认证周期中

历次审核的审核报告和记录;转换认证机构时评审原认证机构以往的审核报告。

(6)必要时,可包括“标准(如管理体系标准)要求的其他文件化信息;

(7)需要时,其他文件信息,如认证机构要求的生产工艺流程,以及组织现场有关的平面图等。