实训办公室日常事务管理课件.pptVIP

实训项目二办公室日常事务管理实训目标※了解如何优化美化办公室※掌握接打电话的方法和技巧※学会处理突发、应急事件※掌握邮件呈送的方法和技巧

办公室日常事务管理内容?办公室环境的维护和管理?办公室电话工作?邮件信函的处理?办公用品的管理和发放?值班工作?挡驾工作?突发事件处理

一、优化办公环境◎1、小案例美国一间家具工厂，利用先行的灯光技术制造了虚拟加州海滩的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此增加了15%，其中，有8位被挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因竟是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。

?2、优化办公环境的基本原则是：舒适、和谐、实用和安全。?3、优化办公环境，主要应注意以下方面：?（1）办公室环境的物理空间（空气、光线、色彩、声音等）?（2）直接工作空间的安排（包括办公桌、椅子、计算机、打印机、复印机、文件柜、书架、办公用品、书刊等各种办公设备。）?（3）办公室的绿化

小技法：?办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的影响。因为植物在没有光照时吸入氧气，吐出二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出办公室，第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分钟，排除隔夜植物呼吸的浑浊空气。?

万年青：

百合

吊兰（水培）

芦荟

富贵竹

常青藤

龟背竹

棕竹

吊兰（土培）

铁线蕨

银皇后

文竹

橡皮树

君子兰

滴水观音

二、领导办公室的整理1、打开空调，调节温度，并注意换气。2、擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。3、补充办公用品。4、定期给办公室的花卉浇水。5、确认纸篓里没有剩余的垃圾。6、确认钟表和日历指示正确。7、整理办公桌。

?三、给领导呈送邮件?办公室的邮件主要包括两大类：?一类是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等，另一类是电子邮件，如传真、电传、E-mail等。?向领导呈交邮件时应注意：⑴将重要的邮件放在上面，一般处理要求的邮件放在下面；⑵可在一些重要的词句下画线，以便引起领导的注意和重视；???

?小技法?可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹放置私人事务信函。

四、电话沟通技巧（一）接听电话的程序和规范1、电话铃响了，什么时候拿起话筒接听为最好？为什么？会说会写会做事会做人

Logo接听电话的程序和规范问题讨论2、电话接听时的规范用语有哪些？2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说会写会做事会做人

Logo接听电话的程序和规范问题讨论3、秘书在接听电话时，如果另一个电话铃声响起，此时秘书应怎么办？4、若对方拨错号，秘书要如何应对？会说会写会做事会做人

Logo接听电话的程序和规范问题讨论5、电话转接时如何缓解对方的情绪？6、秘书应如何做好打给上司电话的“过滤”工作？７、如何做好电话记录？会说会写会做事会做人

Logo接听电话的程序和规范会说会写会做事会做人

Logo电话接听流程示例会说会写会做事会做人

Logo（二）拨打电话的程序和规范问题讨论1、拨打电话前要作好哪些准备？会说会写会做事会做人

Logo打电话前的考虑和准备1.这个电话是否一定要打（考虑其他方式）？2.打电话的时间，对方是否方便（时差、机密）？3.查清、确认对方的电话号码；4.拿起话筒前写通话提纲，重要细节（人名、地名、数字）要准确无误；5.要用到的有关文件放在电话机旁，翻到需要的那一页；6.要告知的事可能引起不悦，应准备好应答方案；

Logo拨打电话的程序和规范问题讨论2、电话拨通后规范的做法是什么？会说会写会做事会做人

Logo拨打电话的程序和规范问题讨论3、结束通话会说会写会做事会做人

Logo电话拨打流程示例确定对方信息，作好资料和记录准备作好相关准备“您好，请问是XX公司销售部吗”确认对方我是××公司，麻烦您，请接××先生。谢谢！”自报家门记录相关内容；集中精神听对方讲话，并随声附和：“好的。”“我明白了。”等等。商谈有关事项复述，确认要点道别，表示感谢“我再重复一遍，好吗？”日期、数量、金额、专有名词、地点等要素都要进行复述“再见！”或“占用了您的宝贵时间，对不起”。轻轻挂上电话挂断电话会说会写会做事会做人

Logov（三）特殊理巧v1、接听客的投。v2、一些部或客求得决三番五次打来v3、秘有也会接到一些威或恐的

?五、值班工作?（一）平时日常值班?1、值班记录的编写?（1）值班