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公司员工人事资料管理的制度

背景介绍

作为一家企业，人事资料管理是至关重要的，因为这涉及到员工的资格，聘用方式和员工福利等方面的问题。为了保护员工的利益，公司需要建立一套完善的人事资料管理制度，以确保员工的合法权益，这对于公司来说也是一种合法的保护，为维护员工、公司的利益和对证明员工情况提供依据都提供了可靠的途径。

制度适用范围

本制度适用于本公司所有的员工，并包含全体员工的人事资料的搜集、保存、管理、查询等所有环节。

制度内容

.人事档案的建立与管理

本公司会在聘用员工的同时建立一份该员工的人事档案。人事档案中应包含员工的身份证、学历证明、工作经历、培训记录、劳动合同以及与职务相关的资格证书等详细信息，并根据员工的工作表现不断完善更新。

人事资料管理的责任由公司的人力资源部门负责，人力资源部门应对员工的资料进行分类、建档、存档、变更、销毁等记录的管理操作。

.人事资料保障的措施

为了保障人事资料的安全性，公司采用两种方式进行管理：

?网络化管理：人事资料将存储在公司内部办公计算机的特定文件夹中，访问人员需受到特定权限的管理。

?锁柜式管理：公司会采用物理锁柜的方式来保护员工的个人资料。该柜子在人力资源部门的管理下，只有授权人员才可以打开，其他人员无法查看和访问任何员工的人事资料。

.人事信息查询的操作

员工或其他部门需要查询员工的人事资料时，必须获得人力资源部门的授权才合法。在合法获得授权后，员工可以通过公司内部网站或申请查询报告的方式来实

现访问柜子取资料。查询操作将被记录并保存在安全管理系统中，以便对所有查询操作进行跟踪和监视。

.人事资料的销毁

根据公司的相关规定，在员工离职之后，公司应该及时进行相应的人事资料销毁工作。销毁的方法可以采用物理焚毁或磁盘碎片式覆盖等方式来实现。

其他

人事资料的保密性和完整性是保护员工和公司的利益和合法权益的一种方法。由此，必须确保在各个环节中实施有效的人事资料管理制度，以保护员工身份信息和重要数据的保密性和完整性。本制度有助于确保员工和公司的相关数据得到妥善管理和保护，并确保准确性和合法性，提高公司人力资源养护的安全性和以后的保障，从而为企业的长期发展奠定坚实的基础。