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地产股份有限公司档案管理制度

地产股份有限公司档案管理制度

一、制度总则

为规范公司档案管理工作，保障公司资料安全，提高档案信息的利用价值，本制度制定。

二、适用范围

本制度适用于本公司所有部门及员工，涉及公司内部的所有档案管理事宜。

三、档案的定义与分类

1、定义

本公司的档案是指通过打印、印刷、复印、录音、录像等各种形式，已经形成或者将要形成的各种文件、资料、印章、规章制度、稿件、图纸、图片、声像记录等文献和实物材料。

2、分类

本公司档案分为纸质档案和电子档案两种：

1）纸质档案：指公司以文件形式刊载、保存、交换和利用的各种文献资料，包括纸质文件、纸质图资、印刷品、区域平面图等。

2）电子档案：指公司以数字化处理方式形成的文件，包括数字文件、电子平面图、电子图件等。

四、档案管理的组织

1、公司下设档案管理科，行使公司的档案管理职能，按照公司的要求开展工作；

2、公司设置档案保管员，全面负责全公司档案的管理、保管和查询等事宜；

3、公司各部门要设立档案管理员，配合档案科，做好本部门的档案整理和编制等工作；

五、档案的保管

1、保管原则

公司的各类档案必须统一保管，严格保密，加强防火和防盗措施，确保档案安全,保证档案及时、准确、完整地管理；

2、保管方法

公司对档案分类、编制、编号，配备专有保管设施，采用物理或电子隔离手段，实行分层授权访问制度，控制查看、编辑、复制、打印等操作的权限，定期进行备份和维护。

六、档案的整理与归档

1、整理方法

档案管理员应按照统一的档案管理标准，按照一定的规范，整理纸质档案：清点、装订、编号、归类，并进行全面的资料整理检查。

电子档案的整理包括存储、命名、分类、备份等方法。

2、归档要求

公司要制定合理的归档方案，严格按照归档规定和时间节点，对档案按照文件编号、文件性质、文件格式、文件产生的部门及时间顺序归档。

七、档案借阅和查阅

1、借阅申请

公司员工在需要查阅公司档案时，先提交借阅申请书。借阅申请书必须详细、准确、完整地填写，同时注明查阅的目的、时间和地点。

2、审批过程

档案管理员先对申请放松进行审核，批准借阅的话，要求借阅人签署保密协议，并允许档案管理员现场监视查阅过程。

八、档案的销毁与移交

1、销毁条件

公司档案的销毁需要严格遵守《档案鉴定、保管、销毁规定》的有关规定，印制假发的文件或者文件载体、保密文件、涉诉文件不宜销毁。

2、移交档案

档案管理员应当将公司档案移交到档案管理部门，严格按照移交程序和标准，移交过程中要做好现场监督、清点、验收等工作。

九、违反规定的处理

对于违规存放、管理、利用公司档案的行为，由公司对相关责任人进行相应的处理，对严重的行为将严肃处理，追究相关人员的责任。

十、制度的执行

本制度的执行由公司总经理负责，档案科负责具体的执行工作，公司员工必须严格遵守本制度的规定，确保公司档案管理工作的顺利实施。

十一、制度的修订

根据公司的发展和需要，公司有权对本制度进行修订，修订报公司总经理批准后生效。

以上为地产股份有限公司档案管理制度。该制度针对企业档案管理的方方面面，保证企业的信息安全和有效利用，值得推广。