接待方案会议接待方案范本（二篇）.pdf

接待方案会议接待方案范本

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下:

一、会议主题:

待定

二、会议时间:

____年____月____日至____年____月____日

三、会议地点:

_酒店。

四、环境布置

(一)会场外区域布置

酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

(二)会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主

题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块会议

(一)会议时间:____年____月____日、____日、____日

(二)会议地点:待定(___人会议厅)

(三)会议内容:待定

(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放

2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花

3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾

4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(____日、____日)无线麦

若干、背景音乐、X展架

(五)会后合影:时间:在会议结束前，告知大家不要急于离场，

按序下楼，在指定地点合影留念。

地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)

可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

第二板块晚宴

(一)晚宴时间:____年____月____日晚(具体时间待定)

(二)晚宴地点:餐厅待定

(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式

(四)晚宴布置:室外:空飘(___个)(空飘内容:)、悬挂彩旗、灯

笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯

光音响、特效。

餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)

第三板块会议接待

(一)工作内容

1、会议流程策划;

2、编撰、印刷会议接待手册;

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

4、会议前期报名的接待、物品分发等;

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

8、提供机(车)票的订购服务工作;

9、提供专业接待人员服务工作;

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作;

11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;

(二)组织机构及职责

1、综合协调组工作职责:

(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;

(3)负责与组委会内部的全面对接工作;

(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;

(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工

作;

(6)负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组

工作职责:

(1)负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接

机。

(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时

间、与会具体意向;

(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内

部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

(4)根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排;酒店房间

安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的

具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组

织领导;

(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后，将事先

准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，

房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

3、服务保障组

工作职责:

(1)负责接待服务组的有关活动安排，如:会议现场拍照、会前投

影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记

安排、会议位置安排。