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双高背景下高校智慧化档案馆建设

存在的问题及对策建议思考

一、引言

随着新一代信息技术的不断应用，中国职业教育不断发展，

特别是中国特色高水平高职学校和专业建设计划（以下简称“双

高计划”）的启动，越来越多的高等职业院校对于档案建设的需

求和投入逐步加大，建设新型智慧档案馆成为落实高校内涵发展

的重要举措，同时也是推动高校智慧建校工作提升、跨越的有力

抓手。智慧档案馆是在数字档案馆之后档案馆的又一未来发展形

态。它利用5G、大数据、物联网、移动边缘计算、人工智能等新

技术，实现对传统档案管理流程的“智慧化”。

二、现状与问题

（一）政策引导不及时。档案部门的建设是一项长期繁杂的

项目，尤其是智慧档案馆的建设工作。现今很多高校,特别是高等

职业院校因环境因素所限，还没有智慧档案馆筹备、规划、成立以

及后期运维的中长期科学管理模式和资源搭配合理成体系的基础

政策。没有制定与之匹配的管理方式和引导政策，更没有一个相

对统一的管理规范，这就导致在智慧校园整体设计时没有将智慧

档案馆的设计纳入其中，从而影响未来数据对接和智慧校园建设，

容易造成档案馆在智慧互联时代成为“信息孤岛工

（二）基础建设不充分。随着“双高计划”的快速推进，各

高校对智慧校园建设投入了大量的人力物力，但一些基础硬件设

备和条件的不足仍制约着智慧档案馆的发展。主要体现在：一是

在建设智慧档案馆前，要实现馆内档案的全部数字化工作，在此

基础上才能建设智慧化档案馆，可大部分高校的档案工作还是针

对实体，部分高校开始或正在进行实体档案数字化加工，只有少

部分高校完成了全部档案的数字化工作，这一点就成了发展智慧

档案馆的瓶颈性因素；二是档案馆内设备虽已达标，但仍不具备

实现智慧化档案工作的可能，如要实现档案的自动存取功能，就

需要在安装新型系统的基础上，建立全监控库房、安装门禁管理、

采用RFlD模式、更新智能密集架、引进机器人传送装备等，这一

系列的设施设备建设是左右智慧档案馆建设的基础性因素。

通过各个高校间对比发现，有很多高校的档案工作仍旧沿用

过去相对初级的管理模式，其所应用的管理系统仍为单机操作系

统，相对简单，仅有一些初步的录入、查检功能，其利用、编研、

信息统计、库房联动管理模块属性相对缺失，与国家对数字化、智

能化管理的要求存在相当大的差距，并且其对馆藏内容存量的数

字化、增量电子文件归档等基础建设工作还在陆续开展。大部分

的文件资源还是以纸质载体的传统档案为主，虽然形成了大量的

电子文件，但是不具备可上传、可利用的操作功能，用单机的档案

管理系统仅能够查询到档案案卷目录，再依据目录内容从实体库

房找到案卷进行调阅，耗费大量人力资源，效率不高。

（三）队伍建设不匹配。近年来，各高校在“双高计划”的

发展下，档案管理工作越来越被重视，且人才队伍在思想认识、实

践能力等方面都有一定的提高，但是档案管理工作人员大多为非

档案专业出身，其专业水平以及信息化能力等不足以满足智慧档

案馆的建设发展。在学历专业方面，虽然具有研究生学历的人才

不断增加，但在研究领域与专业对口上，档案队伍中缺乏档案专

业背景的人才，其专业能力多以继续教育和自我学习为主。另外，

档案馆智慧化建设队伍储备不足，计算机专业人才不多，且同时

具备档案、计算机能力的多面手人才少之又少。再者，对于人才梯

队建设工作的重视程度不够大。限于各校人、财、物等方面的投入

不同，档案工作部门在人才梯队建设、相关培训等环节投入比重

不够，不能为档案事业发展培养后备力量，这也从基础上限制了

档案馆事业的前进。

三、存在问题的原因分析

（一）规范制度不够健全。同智慧化档案工作起步较早的各

国比较，中国目前关于智慧化档案馆建设的相应制度不够健全。

特别是在智慧化档案馆建设长期发展规划方面引导不及时、配套

支持政策不明确、运行管理规范不清晰等等，这些问题从顶层设

计方面阻碍了智慧档案工作的发展，从而影响了智慧档案馆建设

工作的推进。

（二）数字化工作滞后、资金投入不足。智慧化档案工作的

依托就是馆藏档案的数字化工作，辅助现有的5G网络技术和大

数据支撑以及智能档案系统等等项目的综合利用。但从现有实际

情况分析，目前各高校均在推进馆藏档案数字化的工作，可因为

投入不足、与其他工作相比重视不够、基础设备缺乏等