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生态环境档案管理规范

01

适用范围

本标准规定了生态环境监测业务工作中产生的具有保存

价值的不同形式和载体的生态环境监测文件材料的形成、积

累、整理、归档和生态环境监测档案的保管与鉴定、开发和

利用的一般方法，适用于各级生态环境主管部门所属生态环

境监测机构（部门）档案管理工作。其他（生态）环境监

（检）测机构（部门）的生态环境监测档案管理可参照本标

准执行。

02

规范性引用文件

本标准内容引用了下列文件中的条款。凡是不注日期的

引用文件，其有效版本适用于本标准。

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

HJ/T7中国档案分类法环境保护档案分类表

HJ/T9环境保护档案著录细则

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

《中华人民共和国保守国家秘密法》（中华人民共和国

主席令第二十八号）

《环境保护档案管理办法》（原环境保护部国家档案局

令第43号）

03

术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1生态环境监测文件材料

生态环境监测工作、活动中形成的具有保存价值的文

字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料的总称，以下

简称文件材料。

3.2生态环境监测档案

对国家、社会和单位具有凭证、查考和利用价值并归档

保存的文件材料。

04

基本要求

4.1生态环境监测机构（部门）的档案工作机构或档案

工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中

统一管理。

4.2文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门

的指导下，分类整理文件材料，确保其真实有效、完整、安

全、可用。

05

文件材料的形成和积累

5.1文件材料的形成和积累，按照“谁承办，谁负责”

的原则，根据生态环境监测工作的不同阶段，由形成材料的

承办部门（承办人）负责收集整理。若承办部门涉及2个及

以上，由主办部门负责收集整理。归档文件材料应符合归档

要求。

5.2档案部门人员应参与生态环境监测工作和活动，了

解生态环境监测工作职能和文件材料的形成过程，督促、指

导、检查承办部门（承办人）做好文件材料的形成、积累、

整理和归档工作。

06

文件材料的归档

6.1文件材料的归档范围

6.1.1下列直接记载和反映生态环境监测工作和活动，

具有利用价值应归档保存的各种形式和载体的文件、记录和

数据均属归档范围：

a)生态环境监测工作方案、规划（计划）、总结；

b)生态环境监测质量保证的要求、计划和考核情况；

c)生态环境质量监测文件材料；

d)生态环境质量报告书、专题报告与数据；

e)监督性监测管理文件材料；

f)生态环境突发事件监测文件材料；

g）各类专项监测、委托监测、咨询服务监测等文件材

料；

h）生态环境监测网络管理文件材料；

i）生态环境监测业务软件系统文件材料；

j）其他应归档材料。

6.1.2文件材料归档范围详见附录A。

6.2文件材料的归档要求

6.2.1为保证生态环境监测档案的案卷质量，档案部门

需从真实性、准确性、规范性、系统性、完整性、安全性、

有效性、可用性等方面对归档工作进行指导、检查。

6.2.2归档的纸质文件材料应当字迹工整、数据准确、

图样清晰、标识完整、手续完备、书写和装订材料符合档案

保护的要求。

6.2.3归档的电子文件（含电子数据）应采用符合国家

标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，满足长期保存

的格式要求；电子文件的归档按照GB/T18894、DA/T38有关

规定执行。

6.2.4归档电子文件应当和纸质文件保持一致，并与相

关联的纸质档案建立检索关系。具有重要价值的电子文件应

当同时转换为纸质文件归档。

6.3文件材料的归档时间