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国际会议经费管理办法

一、总则

为规范国际会议经费管理，提高资金使用效益，确保会议的顺利开展，根据我国相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本办法。

二、经费预算

1.会议组织者应在筹备阶段制定详细的经费预算，包括会议场地租赁、设备租赁、交通、住宿、餐饮、宣传、礼品、资料印刷等各项费用。

2.经费预算应遵循勤俭节约、合理使用的原则，确保会议质量的前提下，尽量减少不必要的开支。

3.经费预算需报公司财务部门审批，经批准后方可执行。

三、经费支出

1.会议组织者应严格按照预算执行，合理控制各项支出。

2.支出凭证必须真实、合法、完整，包括发票、合同、支付凭证等。

3.会议组织者应定期对经费支出进行汇总，及时向公司财务部门报告。

四、经费报销

1.报销时应提供有效支出凭证，按照公司规定流程进行。

2.报销内容应与会议预算相符，不得报销预算外支出。

3.报销金额不得超过实际支出，严禁虚报、多报。

五、监督与审查

1.公司财务部门应加强对会议经费的监督与审查，确保资金安全、合规使用。

2.会议组织者应积极配合财务部门开展审查工作，如实提供相关资料。

3.发现违规使用经费的，应按公司规定追究相关责任人的责任。

六、国际合作与交流

1.会议组织者应积极争取国际合作与交流，提高会议的国际影响力。

2.与国际合作单位签订合作协议，明确经费分担、使用等事项。

3.按照我国相关规定，合理使用国际合作经费，确保资金安全。

七、总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应对经费使用情况进行总结，分析预算执行情况，查找不足，提出改进措施。

2.将总结报告反馈给公司财务部门，为公司今后类似会议提供参考。

八、附则

1.本办法解释权归公司财务部门。

2.本办法自发布之日起实施。

3.如有本办法未涉及事宜，按照公司相关规定执行。

九、经费审批流程

1.会议组织者完成经费预算后，需提交至财务部门进行预审。

2.财务部门应在收到预算材料后的五个工作日内完成预审，并提出修改意见。

3.会议组织者根据预审意见调整预算，再次提交财务部门审批。

4.审批通过后，财务部门将预算报公司领导审批。

5.领导审批通过，预算正式生效，会议组织者按照预算执行。

十、经费使用原则

1.公开透明：经费使用应公开透明，接受公司全体员工的监督。

2.经济合理：确保经费使用在合理范围内，避免浪费。

3.专款专用：会议经费必须专款专用，不得挪作他用。

4.效益最大化：在保证会议质量的前提下，力求经费使用效益最大化。

十一、经费报销具体规定

1.报销时需提供与会议相关的支出凭证，包括发票、合同、支付凭证等。

2.报销金额不得超过预算额度，超出部分需说明原因，并经财务部门审批。

3.报销内容应详细列出，包括支出项目、金额、时间、地点等信息。

4.报销流程：会议组织者提交报销申请，经部门负责人审批后，报财务部门审核报销。

十二、国际合作与交流经费管理

1.国际合作经费应按照双方签订的合作协议执行。

2.国际合作经费支出需提供外方出具的发票或支付凭证。

3.严格遵守我国外汇管理相关规定，合理兑换、使用外汇。

4.定期与合作单位进行经费使用情况的对账，确保双方利益。

十三、经费使用过程中的风险防控

1.会议组织者应加强对经费使用过程中的风险防控，确保资金安全。

2.建立经费使用台帐，实时监控经费支出情况。

3.对经费使用过程中发现的异常情况，应及时报告并采取措施予以解决。

4.定期对经费使用情况进行内部审计，防止发生违规违纪行为。

十四、总结与改进

1.会议结束后，会议组织者应认真总结经费使用情况，查找存在的问题和不足。

2.根据总结结果，提出具体改进措施，优化经费管理流程。

3.将总结报告和改进措施报公司财务部门备案，为公司提供经验借鉴。

十五、信息反馈与沟通

1.会议组织者应与财务部门保持密切沟通，及时反馈经费使用情况。

2.财务部门应主动了解会议组织者的需求，提供专业指导和支持。

3.公司内部建立信息反馈机制，鼓励员工对经费管理提出意见和建议，共同提升经费管理水平。

十六、经费使用的内部控制

1.建立健全经费使用的内部控制制度，确保经费使用的合规性和效率。

2.设立独立的经费审查小组，对经费使用进行不定期的内部审计。

3.强化对关键环节的监控，如大额支出、合同签订、报销审批等，防止滥用职权和财务风险。

十七、人员培训与职责划分

1.对涉及经费管理的相关人员定期进行专业培训，提高其业务能力和合规意识。

2.明确各岗位的职责，实行责任制，确保经费管理的每项工作都有人负责。

3.加强对会议组织者的职业道德教育，树立正确的经费使用观念。

十八、预决算公开与透明

1.会议经费的预决算情况应当在公司内