外贸跟单岗位职责.pdfVIP

外贸跟单岗位职责

外贸跟单岗位职责（作业指导书）

1、跟单作业流程:接单→下单→跟单→联系物流（船务、报关、

货运）→装柜确认→装船确认→制单→寄单→提货跟踪确认→出货

资料整理

三、岗位职责:

1、工作日报

每天及时准确制作《跟单员日报表》上报主管(见附件),在《跟

单员日报表》要体现出每天要出柜的情况（发往的客户与国家）,下

单情况,销售款回收情况,改单情况,异常情况反馈.

2、接单:

(1)根据业务员提供的形式发票或客户订单,明确产品的型号、规

格、数量、包装方式、包装量、单价、交货日期及客户的特殊要求

等,核对单价、总金额,核对每个型号的订单量是否余缺,溯源和核对

客户原来订货内容习惯,出现异常时应询问清楚.

(2)缮制生产单,在下生产单之前要再次与业务员确认相关的技术

要求等,由销售部负责人签字后,再转递供应部、生产部、技术部,财

务部,最后由总经理签字后,把生产通知单回收归档.

(3)把生产通知单归档后,把相关部门对特定生产通知单的反馈情

况与信息要及时反馈给业务员与销售部负责人,特别是生产部与供应

部对生产单的反馈意见与承诺的交货期,以便业务员把握有关信息,

并及时反馈给客户并作针对性的调整.

(4)缮制出货计划表,已生成的生产单归汇总后及时缮制出货计划

表,在出货计划表中要体现出客户订单或形式发票号和生产单号,下

单时间,客户要求时间,生产承诺时间,客户的产品名称,我司的产品

编码,订单量,累计出货量和剩余订单量,注明包装量和打托方式.并

知会生产部,销售部等相关的人员.

3、跟踪生产进度:

根据出货计划表跟踪生产进度,要向销售部负责人上报每天的生

产进度与情况,有异常情况要及时反馈.遇到改单的情况下:

a、交期更改:若因原材料未能及时到位或生产过程等原因影响交

货期时,跟单员应在《跟单日报表》

中注明反馈,并及时通知业务员和主管,同时客户希望能提前交货

时间,以联络单的形式下达通知.

b、增单更改事先与供应部门、生产部门核实、沟通,只有在不影

响公司利益的基础上（如实际尚未安排物料采购及生产）才接受改

单,且接受改单后应及时下达书面通知给各相关部门予补充说明.

c.复审更改:生成单下去一段时间后,期间技术或生成发现生产工

艺或技术参数非标.

c、交期提前:当客人改单时,应将更改后所编制的新标识物及时

送给包装组.

d、生产完工前2天,应确认拖柜具体日期,提前1天确认具体时

间（尽量选择白天并合理安排、错开货柜出入时间）,并通知生产部

和仓库.

e、生产完工前一个礼拜,应向业务员确认客人是否派人到我司验

货.如有,要记录好要验货的具体要求,并及时通知到各个相关部门.

4.船务

ⅰ订舱:确定具体出货日期,收集出柜所需的有关资料:

a、“订舱资料”,要向业务员索取客人的船运资料,要在上柜的

前两周获得.船运资料要包括船运公司名字,国内的代理公司（货

代）,联系电话,联系人,联系地址.

b、提供订单各项的体积、毛重、净重、数量给货代（我司操作

货代和客人货代）

c、“订舱确认书”传真给代理或货代确认——拖柜时间、船期

等相关内容,确认后回传本公司.

d、准备核销单,报关委托书,空白a4盖公章纸给我司操作货代,

每个核销单寄出前要记录好每个核销单的单号,以备查核.

ⅱ.表格“订舱确认书”（客人货代、我司操作货代确认回传）

ⅲ.订舱需具备的基本资料:

a）收、发货人的名称及地址

b)目的港

c)客人指定船运公司或货代

d)唛头

e)单据要求

f)货物品名、数量、柜型、毛重、净重、立方数等

订舱时间:应在客人订单确认后第1周内,最迟应早于船期2周前

确认,旺季时,最好客户下单后就开始订舱,以免爆舱订不到舱位.

5、出货:

（1）通知具体上柜时间（至少提前一天）.被通知方包括:**客

人货代、拖柜公司、生产部、仓库.装柜前一定要重新核对“装车清

单”,因订单内容可能有所更改；提供准确的唛头资料给仓库.

（2）要第一时间报告经理,确认装车日期、目的港、柜型、装车

内容,产品的型号,数量金额等,并填写“出货单”（一式三份）,之

后确认拖柜车号、货柜号、目的地、