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钢铁集团有限公司程序文件2020-CX-01A版

文件控制程序

受控状态：

受控

编制部门：办公室

审核人：

批准人：

2013-5-28批准2020-6-1实施

更改状态表

版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期

A版0发布－

文件控制程序

1目的

为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效

版本的适用文件，特制定本程序。

2适用范围

适用于综合管理体系文件的控制。

3术语

3.1受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处

于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

3.2管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，

描述管理体系要求及相互关系的文件。

3.3程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法

和步骤，以实现管理要求的文件。

3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的

支撑性文件。

3.5管理文件：指职能处室代表公司在履行管理职能时，对公司相关处室和单位

提出要求所形成的管理文件。管理文件等同于公司专业管理制度或办法。

3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、

光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。

4主要职责

4.1总经理负责批准发布管理手册。

4.2各专业管理者代表负责批准发布程序文件和作业文件。

4.3办公室为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制

质量、安全、环境、能源管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、

评审和修改。负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处

置。

4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。

5工作程序

5.1文件的分类

5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含质量、职业健康安全、环境、能源目

标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管

理办法等）；

5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、能源标准、工艺

技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准

办法、质量计划、技术图纸、绩效参数等。

5.1.3外来文件：国内外的各类管理标准和技术标准、法律、法规，外来的技术

图纸，质量、环境、职业健康安全、能源公文等。

5.2文件的控制

管理体系文件控制主要是指文件的编制、审批、发布、发放、修改、保存、

作废、销毁等。

5.2.1文件的编制与审批

5.2.1.1管理体系文件的编制应符合国家有关法律、法规、政策与管理体系标准

的要求，并结合公司现状，文件应具有可操作性。

5.2.1.2办公室组织编制管理手册，经管理者代表审核后，由总经理批准发布。

5.2.1.3办公室依据管理手册的要求，结合公司实际现状，组织相关部门编制管

理体系程序文件，经专业管理者代表审核或组织会审后，由管理者代表批准发布。

5.2.1.4各相关部门管理、作业类文件由各归口部门负责编制，处室领导负责审

核，由各专业管理者代表批准。内容涉及其他相关部门的，与相关部门沟通确定。

5.2.1.5各分厂作业文件由分厂按规定进行编制、审核、批准，并报归口相关部

门和办公室备案。

5.2.2文件发放

5.2.2.1管理手册和程序文件由办公室确定发放范围、进行发放，必须确保

在使用处获得适用的有效版本。并作好发放记录。

5.2.2.2各部门的作业文件，由各部门规定文件发放范围，至办公室备案，确定

文件编号