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会议筹备方案流程

会议筹备方案流程

一、会议时间：2015年7月15日10:00-11:00

二、会议地点：二楼办公室

三、参会人员：张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李

琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。

四、会议主持：张经理、王经理

五、会前准备工作：

1、根据领导的会议要求，确定出会议议题。

2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地点，

同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，

做好充足的准备工作。

3、组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范

围。

4、制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一

系列的注意事项，根据这些注意事项作出相对应的应急方案。

5、会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。

（1）会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。

（2）会场要安放一台投影仪，以便更好的反映出会议的核心问

题，同时用数据的形式更能直观展现出该问题的

实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。

（3）确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进行调

整。

（4）会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置

后，落实主席台的领导人，再进行一一安排座次，并告知参会人员所

在座次的编号，根据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、

话筒，在开会前期要对话筒进行试音，确保话筒的音质。

（5）还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的

作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接决定

了本次会议的成功与否，因此要对这些设施设备进行细致的检查。

（6）为了让会议的气氛不会显得那么紧张，可以在会场内摆放

少量的花，既缓减压力，又烘托气氛。

6、后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如：水、

食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。

7、开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、

集体照相等一系列的准备工作，以确保会议不会因为某些环节而影响

会议的正常举行。

8、把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍，最后

向领导汇报工作。

六、会中的服务与组织

1、工作人员要提前1小时到会场，仔细检查会场前期的准备情

况，确保没有遗漏的环节。

2、完善签到工作，准确了解参会人员的到场情况，尤其是主席

台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进行二次通知，

询问原因，对已到场的参会人员发矿泉水，并进行材料的分发工作。

3、按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。

4、后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，

与会议无关的人员及时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机

调成震动或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的安静。

5、行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。

6、为了弘扬公司文化，在开会过程中安排专门人员进行现

场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，

同时为了加深参会人员之间的友谊，对参会人员组织照相。

7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、

飞机票等。

七、会后会场的收尾工作

1、会议结束后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全

部带齐。

2、根据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进行护

送。

3、回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工

作。

4、为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次

会议进行全方位的报道。

经销商会议流程策划方案_(格式)2016-12-1616:12|#2楼

1、准备周期：

周密的会议筹备要用5~7天

成立会务组、作出会议费用预算，拟定会议议题。

准备会议用品：礼品、奖品、横幅、背景、展览道具……

选择合适的会场及会议时间，统筹食、宿、行问题。

作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。

2、会议筹备