一般报销系统行政备用金核销操作手册.pptx

一般报销系统行政备用金核销操作手册行政费用报销注意事项行政报销申请操作指导QA网址入口：点击：钱管家进入：一般报销

【行政费用报销注意事项–系统】类别类型预算项目申请时间审批时间寄出时间一般报销线上办公用品、办公电话、办公设备、办公家具、房屋维护、公司事务维护、快递每月10-15日每月16-20日每月22日前支付申请线下（邮寄）房屋租赁2015年8月开始，行政备用金核销从线下核销改为线上报销；序号注意事项参考文件1请注意预算项目、费用类别、承担部门和分摊部门的正确选择；2线上申请时间：每月10~15日前完成线上提（由城市持行政备用金接口人提交）注：邮件提供当月《采购明细》、《核销单电子版》、家具采购审批邮件截图、《支付申请单》电子版，给区域行政主管审核；3线上审批时间：每月16~20日前（由行政主管在线上完成审批）4寄出核销发票时间：每月22日前（将已审批的行政费用报销发票装一个袋寄至上海财务沈涟涟）5T23房租物业费保持走线下支付申请，提交时间与原来保持不变；6发票寄送上海全部寄顺丰：到付7没有运营的城市，由兼管运营提单（如人员变动，请立即通知）统一报销给兼管运营，再由兼管运营转款给城市负责人（《报销单》取消）

【行政费用报销注意事项–填写】以预算项目为主，一个预算项目对应一个提单一个主城为一个提单，不可以一个提单多个主城（会影响摊分城市）联络点独立提单，不与主城一起提交，分摊不到的联络点才归为主城发生月份费用，在“费用日期”填发生月第一天新开站的“一次性开办费”已拆分至各个“预算项目”提交按模板填写“费用说明”，简化描述：【主城（城市名）/联络点（城市名），费用类别/费用区间：金额】不确定的预算项目，先咨询后再提交，不要胡乱申请“家具”费用申请，由于提单后直接去到外区经理，所以提单后将已审批的邮件转发给区域行政主管审批

【行政费用报销–操作流程】系统提单前行政/运营接口人《采购明细》电子版和《核销单》电子版邮件区域行政主管行政备用金核销系统提交一般报销系统审批通过登记共享《行政备用金核销登记》（不填写，费用不支付）邮寄票据上海财务驳回重新提单审阅邮件后可提单

【行政报销申请操作指导】预算项目与费用类别行政预算项目：快递、公司事务维护、办公用品、办公电话、办公设备、办公家具、房屋维护；运维技术预算项目：企业网络费用、财务专项-税务相关费用1、选择：预算项目3、填写：费用日期、说明、金额、发票数2、选择：费用类别4、填写：承担部门、分摊城市、分摊金额/比例

费用说明填写要求预算项目：办公用品费用类别：办公用品（包含：办公文具、办公生活、药品、印刷、桶装水）采购方式：一号店、京东、天猫、淘宝注：采购物品需提供对应发票，不能用其它发票冲抵

预算项目：办公电话费用类别：办公电话（固定电话/3G电话）费用类别：固定电话（办公电话）费用类别：3G电话（办公电话）:

预算项目：办公设备费用类别：维修费预算项目：办公家具费用类别：办公家具

预算项目：房屋维护费用类别：装修费、电费、水费、清洁费、绿化费、维修费

预算项目：公司事务维护费用类别：培训费、证照费、快递运输费不包括税务相关的费用，税务相关费用请选：财务专项注：本地交通费报销，需在使用前发邮件给区域行政主管申请，批准后才能外勤，否则不予报销费用。涉及办理营业执照相关事宜的外勤，请邮件给甄凤抄送区域行政主管，批准后才能外勤。

预算项目：快递费用类别：快递运输费注：发票、合同寄上海总部的，全部用顺丰寄出，选择到付；当地报销快递费的承担部门请见费用类别对照表；2015-07-01

预算项目：企业网络费用费用类别：宽带费、网线及耗品提单后，将报销票据(注明：单号、城市、姓名、金额）拍照邮件给颜健（)审批2015-07-012015-07-01

预算项目：税务相关（财务专项）费用类别：软件使用费、信息服务费、印花税、本地交通费注：提单后，将报销票据(注明：单号、城市、姓名、金额）截图邮件给财务审批

发票遗失处理：类型原因提供票据备注租金、物业业主、物业无法提供发票业主、物