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会议组织流程及注意事项

一、会议筹办

（一）会议资料准备

在必需时将参会人员的资料按每人次准备好，注意划分参会人员的角色（如

分红会议主持、参会领导、参会一般人员），资料依据人员角色分别准备。

（二）会议通知制定

会议通知分为书面通知和短信通知，此中在较为紧迫状况下采纳短信通知。1、

提早5天制定会议通知，报部门主管审查，再由分管副总审批署名后以

书面文件形式下发，下发时签收人须登记存档；

2、通知内容一定包含时间（24小时制）、人物、地址、事件等因素，以“骨”

的形式编写；

3、会议尽量防止安排在周一或其余会议集中的日期进行，会议时间确实定

须与人力资源部主管磋商并进行登记；

4、紧迫通知采纳短信形式下发，下发前负责人员须制定短信通知内容及参

会人员短号，交与行政部有关人员（现为什么惠敏）进行短信通知。

（三）会议议程安排

1、会议议程须以正式文件形式制定；

2、正式会议开始时一般需要说明会议整体流程，会议分为几项内容；

3、议程安排时应试虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，

如9：00-12:00或许14:00-18:00，假如是有外面人员参加的会议需要考虑能

否安排餐宿问题。

（四）会场部署

1、提早3天，填写好会议室、横幅（和欢迎牌）申请表，交与行政部及广

告部有关负责人；

2、领回横幅（和欢迎牌）并确认内容正确后交与行政部，并在会议前一天

追踪横幅能否挂好（欢迎牌能否摆放正确）；

3、会议开始前排好座席及水牌，并将瓶装水、茶水、水果、会议有关资料

等正确摆放于会议桌上（注：销售部人员水牌可摆在靠边地点）；

4、需用到视频放映时，提早调试好会场的投影仪、调音台、麦克风等器材，

并负责为外面人员接入电脑等事宜。

（五）现场安排（人员入场时）

1、如有外面人员参加的会议，需要接送时一定在会议前一天填写好用车申

请单交与调动室，并安排人员在会议当日招待外面人员；

2、会议开始前在会场进口处建立签各处，组织参会人员签到，并引导外面

人员入坐；

3、会议资料较少时可在参会人员签到时散发给参会人员；

4、会议开始前3分钟，快速将未出席人员的水牌及资料撤收，并安排靠后

代员填充空位。

二、会议中

（一）会议记录及服务

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的讲话及电子资料进行记录和

拍照，同意时准备好U盘进行拷贝；

2、提早通知广告部做好现场拍照准备，会后留底；

3、安排1人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。

（二）其余注意事项

1、准时入场，并尽量靠前坐，手机关机或震动，仔细做好会议记录；

2、会议时间较长时，可适合安排半途歇息时间；

3、须车间现场观光的，提早与行政部交流，安排好车辆及观光路线，并通

知有关车间做好现场准备，并安排专职人员全程陪伴外面人员观光。

三、会议结束后

（一）整理好会议中文字记录、图片和电子稿等资料，进行存案。

（二）对会议整个策划及组织过程进行总结。

四、会议组织流程图

通知及议程制定

部门主管审查

分管副总审批

通知发放

会议室、横幅等申请

会场部署

内部会议外面人员参加会议

会前签到外面人员招待，会前签到

会议开始会议开始