采购与付款管理制度.doc

20XX-10-01实施20XX

20XX-10-01实施

20XX-9-30发布

XX电缆实业有限公司发布

采购与付款管理制度

文件编号：

XX电缆实业有限公司管理文件

采购与付款管理制度

1.目的

为加强采购的内部管理和控制，规范采购行为，防范采购风险，保障生产经营的正常持续供应，合理降低采购成本，特制订本制度。

2.范围

本制度适用于公司所有实物资产的采购活动。

3.职责

3.1物资部：为物资采购管理的归口管理部门，负责汇总物资需求信息、制定采购计划、选择和管理供应商、组织确定采购价格、订立和管理采购合同、参与采购验收、跟进交货及退货事宜、与供应商核对帐务、编制付款计划和付款申请等工作

3.2财务部：参与采购合同的评审，负责采购相关帐务处理、监督审查业务流程、审核及执行付款计划

3.3技术部：负责编制采购物资技术标准，参与供应商的评审

3.4质量部：负责采购物资的检验，并参与供应商的评审

3.5仓库：负责根据采购订单验收货物、办理入库（退库）手续、货物保管

4.工作程序

4.1采购审批流程

4.1.1每周五前各物资需求部门根据生产和经营的实际需要提出下周采购需求，填写《采购申请单》详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求日期、急紧程度、用途等，若涉及技术指标的，应注明相关参数、指标要求；经部门负责人审核确认后，提交物资部。

4.1.2物资部采购经理根据各需求部门提交的《采购申请单》结合库存、采购周期、经济批量等情况编制《采购计划》，采购计划应注明采购物资的名称、规格型号、数量、参考价值、需求日期、用途、技术要求、供货商、交货期、供货方式等。

4.1.3《采购计划》经物资部负责人审核确认后，提交财务部审核，财务部重点对采购计划的数量、金额进行审核，审核通过的由物资部根据授权情况决定是否提交总经理审批，审核未通过的返回物资部重新编制《采购计划》。

4.1.4采购分类：

A、重要物资：铜杆、单位价值在5千元以上固定资产

B、原材料：包括生产原材料、生产辅料等

C、备品备件、模具、工具、办公用品等

4.1.5采购权限

4.1.5.1采购A类重要物资需报董事长审批。

4.1.5.2重复性购买的B类原材料且有固定供应商，按生产需要及采购周期储备的，单次采购金额在3万元以上（含3万）的需报总经理审批，3万以下生产提交采购申请单，物资部根据库存量编制采购计划报财务批准后方可采购。

4.1.5.3采购C类物资单次采购金额在1千元以上（含）需报总经理审批。

4.2供应商的选择

4.2.1采购人员应充分了解所购物资的名称、规格、质量要求、产品特性及供应商市场情况，做好供应商的调查和评选。

4.2.2采购人员应根据采购物资的技术标准和生产需要，通过网络、实地考查、推荐等途径选择至少5家供应商，并对其质量、价格、交货期、是否是一般纳税人等进行比较，根据比较结果填写《询价记录表》，按低价质优原则选择合格的供应商。

4.2.3对经营性主要材料和商品至少选择3家及以上信誉卓著生产状况良好的供应商作为长期合作方，并确定其交货周期、付款方式、售后方式等；同时索要营业执照、资质证明、检验报告等，若采购物资属特殊产品时，还应索取生产许可证、产品注册等资质证书。

4.2.4对属于有追溯要求的经营性主要材料以及关键工序、特殊工序的委外加工件的采购，采购人员需组织技术部和质量部一同甄选，对供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况作出判断，根据调查结果填写《供应商评审表》。

4.2.5物资部负责建立并保存合格供应商的质量记录，建立《合格供应商名录》。

4.2.6采购人员应对主要供应商每半年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容；供方产品如出现质量问题,物资部应及时通知供应商退换货；如一年内出现两次以上质量问题且没有明显改进的，经过评审后，应取消其供货资格。

4.3新供应商评审

4.3.1新供应商合作前需提供样品，由质量部进行样品检测，检测合格后出具《新物料检测报告》，并反馈给物资部。

4.3.2样品评估合格后，供应商提供相关资质证明资料，如营业执照、资质证明、检验报告等。

4.3.3物资部组织生产、技术、质检等部门对供应商的生产规模、设备状况、生产能力、质量稳定性、产品价格等进行调查，并填写《供应商评审表》。

4.3.4经评审合格的供应商，纳入《合格供应商目录》。

4.5签订合同

4.5.1单次采购金额在1万元以上的必须签订《采购合同》。

4.5.2供应商确定后，由物资部负责采购合同的起草，采购合同正文应包