CFG15XXX-211(企业档案管理规定)qqq.doc

xxxxxx股份有限公司管理标准

企业档案管理规定

编号：Q/CFG15XXX-2011

代替：

版本：

范围

本标准规定了公司档案的管理机构，档案的分类编号方法、档案管理的工作程序以及档案的保管与利用等方面的内容。

本标准适用于公司在生产、经营、管理等各项活动中形成并具有保存查考价值的文件材料的管理及建档工作。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB9705文书档案案卷格式

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

DA/T1档案工作基本术语

DA/T13档号编制规则

DA/T22归档文件整理规则

《中华人民共和国档案法》

《国营企业档案管理暂行规定》

3术语与定义

DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

企业档案

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

3.2

企业档案工作

企业履行档案管理职责的行为和活动。

3.3

档案信息化

运用现代信息技术为主对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。

职责

4.1档案部门是公司档案工作的专职管理机构，负责对公司活动中归档文件材料实行集中统一管理，并对文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行业务指导和检查监督。

4.2档案部门应指定专人负责公司档案的保管和借阅。

4.3有关职能部门或档案分级保管单位应设专、兼职档案人员，负责本部门形成的文件材料的收集、整理和移交归档或分级保管工作。部门专（兼）职档案人员业务上接受档案部门指导。

4.3.1总裁办应配备兼职档案管理人员，负责文书类和人事类

4.3.2技术处应配备兼职档案管理人员，负责产品类、科研类和知识产权类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作。

4.3.3计划运行处应配备兼职档案人员，负责基建类和设备类文件材料的

4.3.4质保处应配备兼职档案人员，负责仪器类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作

4.3.5财务处应配备兼职档案管理人员，负责财会类文件材料的收集、整理、立卷与归档

4.3.6各形成电子、声像类材料的部门必须指定专人负责本部门电子、声像类

档案的分类编号

类目设置

本公司各类档案共设置一级类目九个，即文书类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、财会类、人事类、知识产权类、电子声像类。

5.2分类编号（设备仪器类除外）

5.2.1本公司参照DA/T13的规定，采用隶属编号方法，即由档案类号、属类号和保管单位顺序号组成。

5.2.2一级类目用一位阿拉伯数字表示，即0、1、2……8、9；二级类目用两位阿拉伯数字表示，即01、02……98、99；三级类目视具体情况而定；顺序号根据需要用两位或三位阿拉伯数字表示，即01、02……98、99或001、002……998、999。

5.3分类方案

5.3.1一级类目设置表

类号

名称

类号

名称

0

文书类

5

财会类

1

产品类

6

人事类

2

科学技术研究类

7

知识产权类

3

基本建设类

8

电子声像类

4

设备仪器类

二、三级类目设置表

文书类（按问题设置）

一级类目

二级类目

类号

类目名称

类号

类目名称

0

文书类

01

党务

02

组织

03

工会

04

综合类

05

劳资

06

企业管理

编号示例：0

案卷顺序号

组织工作（二级类目）

文书类（一级类目）

5.3.2.2产品类（按品种系列设置）

一级类目

二级类目

三级类目

类号

类目名称

类号

类目名称

类号

类目名称

1

产品类

01

同步电动机及发电机

按设计令号

02

异步电动机

03

风力发电机

04

其它类

说明：各产品通用部件三级类目均为000三位阿拉伯数字。

编号示例：1.02.Y112.03

案卷顺序号

设计令号（三级类目）

异步电动机（二级类目）

产品类（一级类目）

5.3.2.3科学技术研究类（按课题或项目设置）

一级类目

二级类目

三级类目

类号

类目名称

类号

类目名称

类