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试论电子文档的管理问题与对策

随着人民法院诉讼和行政卷宗的日益增多，利用信息化手段，采用电子文档方式对档案实行规范化管理的需求越来越迫切和必要，集真实性、完整性和原始性三种特性于一体的电子文件与电子档案俨然成为当前档案管理工作的新形式。

一、电子文件的特点

电子档案具有优于纸质档案的很多特征，但也同时伴有自身的缺陷。在看到电子文件与电子档案给档案中带来方便的同时，我们应该居安思危，适应新形势新任务对档案管理工作提出的新要求新挑战，紧紧抓住发展机遇，认真总结并超前考虑到电子文件与电子档案管理工作中存在的缺陷以及改善方法，不断改革创新档案管理模式和手段，以使电子档案得到更广泛、更有效地应用，更好地为审判工作、为诉讼当事人提供更优化的服务。

由于电子文件所使用的机器进行编码，人们无法直接识读、理解经过复杂的编码的机器语文，通过计算机开展解码进行还原。在这一还原的过程中，电子计算机硬件、软件操作系统，运用的系统会直接影响其还原的结果，这使电子文件有超强的系统依赖性、非人工的识读性。

电子文件中，其信息可在不同载体上同时存在的，可根据需要随时改变、拓展，缩小其生存的空间。也可改变存储的位置，由硬盘中拷入其他的存储的介质，这可让电子文件具有与载体间的可分离性。

电子文件的物理、逻辑结构是不一样的，同份电子文件数据存储于不同物理位置中，但是通过元数据，可将其他组成有序总体呈现在输出的设备中，这类特点让电子文件的修改和不仅非常方便，且不会留有痕迹，这让其更具有信息的易变性。

在网络信息的环境下，数据可以通过网络、通信设备，让千万里外双方，在一瞬间可收到两者的信息。借用信息网络，也可以同时把信息发给若干网络的终端、数据存储在云端中，网络上任何终端设备也可以读取，这也是电子文件可以实现其共享以及实时性。

二、当前制约影响电子文件归档管理的问题与弊端

（一）影响电子文件的真实性、完整性、原始性的因素过多

影响电子文件的真实性、完整性、原始性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。其中最广泛的问题包括：电子档案管理存储载体的特质与缺陷较明显；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。

（二）电子文件与电子档案管理的法律效力尚不明确

通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是电脑存储及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。

（三）电子档案管理的长期可读性问题

由于电子档案对载体的依赖性，导致人们使用技术和设备将信息内容记录在电脑硬盘或其他同类载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。

（四）电子档案的查询存在信息不全面等问题

首先，由于档案管理者在整个法院属于特殊人员，他们掌管着自法院成立以来大量的卷宗文档，法院电子文件的特殊性要求其必须有保密性，因此在电子文件录入的时候，只会录入大体信息，如年份，归属庭，终审结果等重要信息，而纸质卷宗的审理内容及过程，并未在电脑中存档；其次，档案的查询仅针对于录入电脑，通俗一点讲明，即是在哪台电脑录入，在哪台电脑查询，由于保密性的要求，卷宗的联网受到制约，也导致了电子档案的查询信息不全面。

三、创新电子档案管理的目标与方向

（一）立足长远，建立健全长效机制

档案工作是法院工作的重要组成部分。本院从成立之日起高度重视新形势下的档案管理工作，近年来，本院档案管理工作更是在上级法院和市档案局的指导下，认真贯彻执行《档案法》《档案法实施办法》《档案条例》《人民法院档案管理办法》《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》和《山东省档案管理条例》，坚持以实现档案管理的规范化、制度化、科学化和现代化建设为目标，狠抓档案管理质量，开拓进取，扎实工作，开创了法院档案管理的新局面，多次被评为省、市级档案管理先进单位。本院全面落实档案管理的长效机制，为更好地提升司法政务水平奠定了扎实基础。

（二）创新管理模式，着眼发展

勇于创新，引进新的档案管理软件，完善现在的工作，不能一劳永逸，不断创新才能不断发展。我们的档案管理工作，要有高层次的起点，才能促使管理模式的改革与创新。冰冻三尺非一日之寒，如何立足高起点，是工作的重中之重，从管理观念的提高，到管理制度的改革，都需要提高一个层次，而提高层次的捷径，就是科技创新，其中包括软件升级、体制改革、以及加强与其他单位的交流学习。同时，管理制度运用多种措施一起使用，开展综合式的治理。构建备份的制度，如果信息失真或丢失，