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信息化时代企业办公用品采购成本控制研究

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关键词：信息化;办公采购;成本控制

不论是企业日常运作还是人们家庭生活，只要存在消耗就会涉及到采购，所以毫不夸张地说，采购是我们人生活在社会上不可避免的一项活动。而大企业由于其人口数量众多，涉及的业务范围广，因而相较于普通家庭而言，其消耗更快，需要的物资种类也更多，所以毋庸置疑其花费也会相当巨大的，进而很大程度影响了企业的经济收入，因而适当的控制采购成本是不仅必要也是必须。

一、传统采购模式成本控制存在的弊端

采购这项活动在社会生产活动中存在已久，但一直以来由于缺乏技术的支撑，使得在很长一段时间里人们只能用较为传统的方式进行，但传统的方式受时间、地域、价格、供应商等因素的影响，即使企业有心作控制和改变，其收效也不甚明显，继而不利于企业在市场中的生存与发展。

1、采购模式的单一化

传统的采购模式由于受到地域、信息不畅通、物流等因素的影响，使得其对于办公用品的采购大多选择就近模式，这就在一定程度上削弱了价格优势，使得采购的成本较高，且当企业适应了这些价格后，如果后续价格没有太大波动且产品质量也无差别，一般而言是不会轻易改变供应商的，因为改变供应商不仅需要再次去了解市场的价格、确认收到后的商品质量，还需要适应新供货商的供货方式、服务模式、付款交易等等，总而言之就是会增加开销成本和额外的工作量，使得采购成本控制更是不能得到很好地改善，这也就促使了传统采购模式的较为单一化。

2、缺乏健全的采购体系

由于办公用品不像生产资料那样是一个企业运行所必须的东西，因而一般企业在对其进行采购的过程中并没有过多的流程限制和严格把关，也没有派专人去监督和跟踪，因而就容易出现购买的无规章性和随意性，这样一方面会加大成本管控的难度，另一方面也容易让有心之人钻制度的漏洞，从而出现腐败等问题，且有相关研究表明，随着企业人数的增多，其出现办公用品采购浪费甚至是不良采购等情况的几率也会随之增加。所以不健全的采购体系，是企业在办公用品采购中控制成本的绊脚石。

二、信息化时代办公用品采购成本控制的优化建议

信息化时代的到来，其强大功能的拓展和延伸改变着人们的思维和生活方式，企业的采购模式也不例外，因而针对以上问题，笔者结合自身工作经验及认识，认为可以作以下优化和改进。

1、利用网络资源信息，合理选择供应商

供应商的选择是采购中非常重要的一环，其不仅涉及商品的价格，还包括商品的质量、供货的时效、交付的方式等等，而传统的采购由于受多方面条件的制约，致使在供货商的选择上较为闭塞和局限，但随着信息技术的发展和普及，打破了传统意义上时间和地域的区隔，使得商品价格更为透明，也更有助于企业对于采购成本的计算和管控，并且企业还可通过网络资源去搜寻相关厂家的资金运转，了解商品的质量信息，以此更好实现“价格与质量”的平衡和匹敌，再加上我国运输业的蓬勃发展，更是进一步减少了距离的差异，提升了行业内的竞争机制，为企业更进一步控制成本提供了便利。此外，网络信息的发达也为企业重新寻找供货商提供了便捷，企业只需要通过网络查找和联系就可以实现商家的更替，因而信息化的普及也从侧面约束了曾经供货商的不太道德的一些行径，这对企业不论哪方面来说都是大有裨益。

2、搭建采购信息化平台，规范采购流程

众所周知办公用品的种类繁多，包括便宜的如垃圾袋、电池、签字笔等每日消耗品以及贵价的如投影仪、打印机、电脑等设备，虽然贵价的办公用品不是每日都需要更换或者马上消耗殆尽，但其被消耗却存在难以观察和不可预计性，而便宜用品虽然价格低廉，但由于其被消耗频率高，东西零碎，想当然耳，积少成多也是非常庞大的一笔，而传统的采购模式由于杂乱无章，企业想要对采购办公用品的过程进行成本控制其难度之大不言而喻。而信息化时代的到来，使得采购系统的出现成为可能，因而所有采购的办公用品都可以借助采购平台进行记录和跟进，这样一方面解决了传统采购模式的繁琐和杂乱，另一方面也方便于相关部门对采购情况进行监督和查看，填补了传统采购中的一些漏洞，减少了采购环节中的灰色地带。与此同时，借助采购信息化平台的搭建，规范化采购流程也可以得以顺利实施，因为一个企业的管理其必然具有多层架构，如果对传统采购办公用品进行规范化流程，必然会涉及如签字、审批等问题，而这些事项都需要人力的奔走完成，其间必然耗费大量的时间和精力，进而造成采买的低效率，而信息化平台的搭建，使得签字、审批等工作可以直接通过电脑、手机等设备完成，极大地简化了工作流程，在提高工作效率的同时也实现了上通下达的效果，更有助企业内部的全方位把控和管理，对采购成本控制而言也是非常有利的。

结语

传统的采购模式已经沿用多年，甚至于今天还有许多企业在使用，但是这种模式的弊病也是非常显现的，且随着信息技术的发展与创新，目前许多企业也对采购模式进行了优化和