工程项目行政部门档案管理制度.docx

工程项目行政部门档案管理制度

一、总则

1.目的

为加强工程项目行政部门档案管理，有效地保护和利用档案，为工程项目的顺利进行和后续管理提供依据，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于工程项目行政部门在项目实施过程中形成的各类档案的管理。

二、档案管理职责

1.行政部门负责人

负责档案管理工作的总体领导和监督，确保档案管理制度的有效实施。

2.档案管理员

（1）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等具体管理工作。

（2）建立档案目录和检索工具，方便档案的查询和利用。

（3）定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

（1）工程项目的规划、设计、施工、验收等各个阶段形成的文件、图纸、报告等。

（2）与工程项目有关的合同、协议、函件等。

（3）行政部门在项目管理过程中形成的文件、记录等。

2.收集要求

（1）档案收集应及时、完整，确保档案的真实性和可靠性。

（2）文件材料应按照规定的格式和要求进行整理，分类清晰，便于保管和利用。

3.整理方法

（1）按照工程项目的阶段和类别进行分类整理，建立档案卷宗。

（2）对档案卷宗进行编号，编制档案目录，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息。

四、档案的保管

1.保管设施

（1）设置专门的档案库房，配备档案柜、灭火器、温湿度计等设施，确保档案的安全保管。

（2）档案库房应保持通风、干燥、清洁，避免阳光直射和潮湿环境。

2.保管要求

（1）档案应按照编号顺序存放，便于查找和利用。

（2）定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

（3）严格遵守档案保密制度，未经批准，不得擅自查阅、复制、外借档案。

五、档案的利用

1.利用手续

（1）查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经行政部门负责人批准后，方可查阅。

（2）复制档案需填写《档案复制申请表》，经行政部门负责人批准后，由档案管理员进行复制。

2.利用要求

（1）查阅档案应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。

（2）复制档案应注明复制用途，不得用于非法目的。

（3）利用档案应爱护档案，不得损坏、涂改、圈划档案。

六、档案的销毁

1.销毁条件

（1）档案保管期限已满，且无继续保存价值的。

（2）档案内容已被新的文件所替代的。

2.销毁程序

（1）档案管理员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，经行政部门负责人审核后，报项目负责人批准。

（2）销毁档案应由两人以上共同进行，并在销毁清单上签字。

（3）销毁档案应采用适当的方式，确保档案无法恢复。

七、附则

1.本制度由工程项目行政部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。