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电子文件归档与电子档案管理方法

讲解大纲

王卫森

前言

2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标

准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）

代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002），成

为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。今天我们将据

此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结

合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件

归档与电子档案管理的方法步骤。

一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：

1、电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事

务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储

的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景

组成。

2、电子档案electronicrecords

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3、元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理

过程的数据。

4、组件component

构成电子文件、且独立存在的一个比特流。

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干

附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

5、真实性authenticity

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形

成时的原始状况相一致的性质。

6、可靠性reliability

电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映

的事务、活动或事实的性质。

7、完整性integrity

电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没

有破坏、变异或丢失的性质。

8、可用性useability

电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9、业务系统businesssystem

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人

力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统

等促进机构事务处理的应用系统。

10、电子档案管理系统electronicrecordsmanagement

对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算

机信息系统。

11、采集capture

对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方

法与过程。

12、归档archiving

将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理

的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

13、移交transfer

按照国家规定将电子档案的保管权交给国家档案馆的

过程。

14、登记registration

电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一

标识符的行为。

15、转换conversion

在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从

一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格

式的过程。

16、迁移migration

在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案

从一个系统转移到另一个系统的过程。

17、档案门类代码：指描述档案属性的代码，用二位英文大

写字母表示。二位英文字母分别为档案属性头两个汉字汉语

拼音的第一个字母。

具体表示如下：文书档案：WS，照片档案：ZP，录音档

案：LY，录像档案：LX，科技档案：KJ，专业档案：ZY。等

等。

二、总则

（一）电子文件归档与电子档案管理应遵循的原则：纳

入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全

可靠。

（二）全程和集中管理。应对电子文件和电子档案实施

全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性

与可用性。

（三）严格分工，责任落实。各单位应建立严格的管理

制度，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与

分工，主要包括以下四类部门的责任与分工：

1、档案部门：负责制定电子文件归档与电子档案管理制

度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负