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文件档案整理规范及实训

篇一：《归档文件整理规则》培训材料

《归档文件整理规则》培训材料

涪城区档案局郭秀光

2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国

行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关

档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”

为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。对归档文

件整理的原则和具体方法作了新的规定。他涉及面广、范围

宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。按照四川省

档案局川档发[2001]24号和绵阳市档案局绵市档发[2001]53

号文件精神，结合我区实际，就贯彻实施《规则》标准，作

如下讲解。

一、实用对象

1、区级副科级以上机关、团体、街道办事处（含区直企

事业单位），从2001年起，在整理机关纸质文件材料时，必

须统一采用档案行业标准DA/T22—200《归档文件整理规

划》。

2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业

1

园区等，从2001年起采用新《规则》。

3、我区各重点企业、事业单位（学校、医院）在整理归

档文件时，其文书档案部分宜采用新《规则》。

4、其余12个乡镇机关、城区二级机构（包括站、所、院、

校）、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至2005年前实

施新《规则》标准。2001年至2004年形成的文件材料仍可

采用四川省地方标准《四川省文书立卷与案卷构成一般要

求》。其间，有条件的乡镇机关、学校、医院、企业单位、

社区居委会等也可提前实施新《规则》标准。

5、区级各单位的专门档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、

人事、基建、科研、教学、新闻报道、会计、审计、普查、

声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。

二、使用软件

微机档案管理软件统一使用国家档案研究所（北京世纪科

台科技发展有限公司）开发的科怡2000档案管理系统（绵

怡2000档案管理系统）。

三、归档文件整理原则

1、“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区

分不同价值；便于保管和利用”。

2、“事由原则”即同一事由的相关文件应当排列在一起。

事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或

一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。按事由原

2

则排列归档文件可以提高“查准率”和“查全率”。

3、在归档文件整理工作中应适当照顾“事由原则”，但不

过分强调。

四、归档文件的价值鉴定

1、归档文件的价值鉴定，包括两个阶段的工作，第一阶

段即文件能否转化为档案的“资格鉴定”，他是档案鉴定的第

一关口，第二阶段是对于进入归档范围的文件材料，根据其

在日后保存过程中可能产生的不同作用确定档案的“生存

期”，提出应保存的年限，判断划分其保管期限，他是决定

档案命运的关键。

2、鉴定工作应遵循“历史、全面、发展、效益的观点”原

则。3、鉴定标准主要有：

（1）职能标准按立档单位在党委和政府系统的地位和

重要程度决定其档案价值；

（2）来源标准充分体现档案的形成者，即“以我为主”。

本机关形成的文件材料应当是保存的重点；

（3）内容标准强调内容的重要性和独一性，即文件的

自身价值；

（4）形式特征标准文件的名称、文本、外形特征等，

外形特征也包括载体形式，应注意声像、实物类档案材料的

收集。

4、归档和不归档的范围。

3

各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《机关文件

材料归档和不归档的范围》制定本单位的归档和不归档的范

围。

5、档案保管期限。

各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《关于机关

档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，制定本

单位的档案保管期限表。

6、制度建设。

为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质

量，各机关单位必须建立健全机关的规章制度，包括《文件

材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管

期限表》、《不归档文件管理处置办法》、《收发文登记制度》、

《归档文件材料检查制度》、