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高校设备招标采购信息化管理分析

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蔡开立

（广东建设职业技术学院，广东广州510440）

【摘要】随着高校设备采购量大幅度递增，传统采购管理模式难以满足需求，科学完善的信息化管理系统应运而生，本文结合设备招标采购流程具体实例，具体阐述了信息化招标采购过程和优点，并对如何完善高校设备招标采购信息化管理提出了切实建议，期望给同行提供参考。

【关键词】高校设备采购；信息化管理；招标采购

一、引言

随着科学技术飞速发展以及国家加大教育经费投入，高校设备采购量显著增加。高校设备采购是高校经费支出中重要科目，属于政府采购一部分，既有政府采购共性也有其特殊性。目前上级部门对执行政府采购的规范性也提出了更高要求，而高校设备采购本身具有计划性差时效性强、参与主体多、操作程序复杂等特点，所以通过用户手工填写纸质设备采购申请表流程已不能适应我国当前高等教育发展需要，建立一套科学完善信息化管理系统有十分重要的现实意义[1]。实现招标采购信息化管理，有利于招标采购工作公开透明、高效规范，进而提高采购效率和资金使用效益，意义重大。

二、高校设备招标采购要素分析

高校设备采购不同于其他大型工程项目，其特征主要体现在时效性强、技术含量高而且专业性强、批次多但规模大小不一。为缩短投标有效期、降低招标成本，招标采购方式应运而生，招标采购顺利进行的关键在于人员、技术、信息三个关键要素相关配合[2]。

（一）人员要素

人是社会和经济活动的主体，主体业务素质、道德水准对活动成败起着关键作用，高校设备招标采购过程中不能忽视人员要素作用：使用部门是采购计划的提出者与招标设备使用者，用户提出的需求会直接影响招标厂商的选择与招标方向；设备采购人员操作行为规范与否直接影响招标的公平与公正；评标专家必须具备较高专业水平，才可对各投标厂商的设备选型、配置和解决方案进行有效评定，而高校采购设备本身技术含量高、专业性强，因此对评标专家提出更高要求。

（二）技术要素

技术要素定义是指发标与评标过程中招标书编写、技术比较方案设计及评价标准等技术指标的确定。简而言之，招标书分为两部分：一是对投标资质、报标方式、开标方式、拟签合同主要条款等规定；二是关于购置设备技术指标要求文件，如设备检验标准、主要部件内容、技术服务等。规范全面招标书、全面精准技术指标以及清晰表述均是提高工作效率并获得成功的法宝，技术比较方案和评价标准的确定将根据招标设备专业化程度而采取不同方式。

（三）信息要素

信息要素主要包括：供应方信息、需求方信息和决策支持信息三部分。考量清楚供应方信息能准确邀标、评标并对设备购置安装维修及维护起非常重要作用；需求方信息指高校购置设备的品种、规格及数量，除此之外还包括资金来源与预算、关于购置设备运行的反馈意见等。决策支持信息与实际工作密不可分，包括一些有助于单位内部宏观管理、提高效率指标。信息化采购平台可以有效规范采购、提高采购效率、经费投入最大效益化。

透彻理解招标采购三个关键因素的内涵特点，才能更好构建设备招标信息化管理系统，实现制定设备购置计划、项目论证、确定招标内容、实施招标、选择中标供应商直到签订合同以及设备验收全过程信息化管理，各个环节互相衔接，有条不紊的实施。

三、加强招标采购过程信息化管理主要措施

结合以上内容，招标采购信息化管理系统势在必行，想要信息化管理高效实施[3]，需要从设备采购和管理等多层面入手，借助网络技术达到信息共享，同时加强监督管理，具体可以从以下几方面入手。

（一）设备购置实行计划管理

随着教育经费增加，科研教育设备采购量也大幅增加，從源头上杜绝随意购置造成浪费现象，必须实施总量控制，加强计划管理。各使用部门应根据本部门教学发展需要，编制部门预算并制定好年度购置计划，采购管理部门对相关方案进行审核，从提交的购置计划入手，全方位进行可行性论证。若不合规定，采购管理部门不予审批通过，退回并指导用户修改申报信息；若审批通过，则用户完成申报过程。实行计划管理措施，采购设备数量容易形成批量，可以更好吸引更多的供应商，方便各单位综合比较产品、服务和设备先进性，有效降低采购成本；同时，强化购置环节管理，避免重复购置带来的浪费。

（二）搭建高效信息平台

设备采购过程的信息要素是相互依存，贯穿全过程。采购部门在单位内部建立信息平台，将设备供应方信息和设备需求方信息提供给彼此，并随时更新信息，使得信息沟通高效快捷，提高工作效率。实行招标采购[4]，保证各部门之间以及单位与外部信息流动减少中间干扰，信息透明杜绝内部交易，实现公平、公正、公开。同时，招标采购信息化不仅是高校设备采购的需求，也是大型工程设备采购、房地产管理以及其他政府采购[5]的需求。

（三）健全监督约束机制

建立健全设备采购用户部门与供销商之间、单位内部各层级之间监督约束机制，制度建