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高校档案信息化管理的趋势、困境与对策分析

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赵梦霖籍辉

摘要：高校档案管理是高校的一项重要工作，由于我国高校改革在不断深入，所以高校档案管理工作的质量有了很大的提升，在全球信息化发展的大背景下，高校档案管理也实现了信息化管理，用先进的信息技术工具和高科技来处理高校的档案资源。本文就高校档案信息化管理的趋势进行分析，发现档案信息化管理的困境，并提出了有效的解决对策，旨在为人们提供一定的参考。

关键词：高校；档案；信息化管理

近年来，我国的科学技术在不断发展，信息技术被人们应用在各个领域中，高校在档案管理中，也充分利用信息技术来进行档案管理，实现档案管理的信息化。但是从目前的情况来看，高校档案信息化管理还面临着一些困境，要想有效应对这些困境，就要求高校要加强对档案信息化管理趋势的研究，把握趋势才能更好解决信息化管理存在的问题。

1高校档案信息化管理的趋势

1.1管理系统建设集成化

现阶段，人们对档案管理的要求越来越高，这就要求档案管理系统要具有更强的适应性。高校档案管理的工作范围非常广泛，涉及的内容较多，教师档案、学生档案以及学校的财务档案都是档案管理的内容，要想在规定的时间内高效完成相关的工作，就要求不同的部门管理系统要实现集成化。因此，高校档案信息化管理的管理系统未来会朝着建设集成化的方向发展。

1.2管理模式协同化

高校档案信息化管理是一项比较复杂的工作，涉及到很多学科内容，包括管理、网络和计算机等，所以其管理模式未来会朝着协同化的方向发展[1]。由于高校档案信息化管理涉及到许多学科，所以要完成这项工作也要多种专业能力和多种知识背景的人才。另外，现阶段人们对高校档案管理工作更为重视，使得档案管理的工作内容和工作模式都更加复杂。在这样的背景下，就要求采用项目化管理的思维来建立动态管理联盟，以此来实现项目化管理和协同化管理。因此，未来高校档案信息化管理的管理模式会朝着协同化的方向发展。

2高校档案信息化管理的困境

2.1信息化建設不平衡

高校档案信息化管理需要多个部门的高效合作，但是从实际的情况来看，各个部门之间的协调性不强，档案管理信息化建设不平衡。学校内部和学校外部的信息化建设均不平衡。由于高校档案信息化管理涉及到的内容较多，范围较大，而不同类型的档案涉及的部门又不同，并且要采用不同的管理方式，而档案管理并没有规范的标准，所以在实际管理环节中就出现了不同档案信息资源整合困难的情况。

2.2缺乏合理的信息化管理系统功能规划

从目前的情况来看，高校的档案信息化管理还缺乏科学的信息化管理系统功能规划。一直以来，高校档案管理都注重档案保管而对档案的利用不够重视，所以在建设管理信息系统功能时也更加注重档案保管的功能，管理系统的功能建设以档案的收集和档案的保存为主，并没有实现对高校档案信息资源的深度挖掘和有效利用，缺乏对档案开发利用的功能。此外，信息化管理系统的功能比较单一，基础的档案查询和档案检索功能最为常见，其他的功能开发较少，对档案管理工作的多元化发展非常不利。一些高校对档案信息化管理系统的功能建设追求全面，但是却忽视了系统功能的现实性，导致一些功能并没有发挥应有的作用。

2.3高校档案信息化管理制度落后

在高校档案的信息化管理中，管理制度具有重要的作用，很多档案管理工作都要依靠管理制度来开展，才能做好档案的信息化管理[2]。但是从实际的情况来看，目前一些高校的档案信息化管理制度建设比较落后，并没有根据时代的发展来创新，还使用以往的管理制度。而高校档案的信息化管理中，档案管理的要求、规划和标准都发生了很大的变化，以往的工作制度已经不能满足要求，阻碍了档案信息化管理的实现。

3高校档案信息化管理的对策

3.1促进高校档案信息化建设协调发展

要促进高校档案信息化建设的协调发展，就要求管理部门加强不同部门信息化建设的和谐发展。对于档案资源的收集和整理都要采用统一的管理主体格式和形式，开发相关的管理软件时，也要注重不同部门的软件功能同步。购买相关的信息化管理硬件时，也要实现不同部门的同步，才能实现不同部门之间的协同化管理。此外，还要加强高校档案管理部门和社会机构、政府部门等的沟通合作，实现不同机构之间的档案资源共享，以此来加强对档案信息的开发利用。

3.2优化档案信息管理系统的功能建设

强化高校档案信息化管理就要优化档案信息管理系统的功能建设。在实际的功能建设中，要从实际出发，了解高校档案信息化管理的实际需求，从实际需求出发来做好管理系统的开发[3]。建设管理系统时要掌握高校档案管理工作的整体规划，并在此基础上来做好功能框架设计，设计可以实现高校档案信息化管理基础功能的系统框架，然后再结合一些不同阶段的实际需求来做好阶段性的功能建设。在系统功能建设中，不仅要把握系统功能的全面性，同时还要注重其