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高校数字档案信息安全体系建构研究

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刘昆鹏李雪飞

摘要：当前高等教育改革正被信息化深刻地影响着，这导致信息形成格局的改变和信息的大量形成，改变了教育模式的同时也改变了档案的工作方式。本文基于信息化背景下教育改革对高校档案信息的要求，透过数字档案安全现实与高校改革的信息需求的要求，探讨数字档案信息安全体系的建构实现。

关键词：教育改革；数字档案；信息安全

当今高等教育改革不断深化的过程正鲜明地体现着信息化的特征，在其影响下基于发展教育理念的教育模式和教育手段更加具有时代性，在此进程中以与以往不同的方式形成和积累着丰富的信息，这极大丰富了档案信息资源，也对数字档案信息的安全管理提出了新的要求，其中数字档案安全的探讨正符合档案事业明确建立资源体系、利用体系和安全体系“三位一体”的实践体系在信息化现实下的发展。

一、教育改革和数字档案安全

1、高校教育改革需要“三位一体”档案实践体系的支持。高校档案机构作为学校管理职能中的一部分，它肩负着为学校制定发展规划、深化教育改革和强化管理提供信息支持的任务，随着高校改革进程的深化以及适应信息时代发展的要求，高校档案重藏轻用的传统管理理念已经不能适应发展需求，科学发展、以人为本的理念作为档案事业的发展方向，在突出利用服务对资源建设、提供利用和管理保障进行全方位思考和总结，逐渐形成了目前的建立资源体系、利用体系和安全体系“三位一体”的实践体系。其中资源体系是基础，利用体系是关键，而安全体系是前二者的保障，它是覆盖档案从形成到销毁全过程的重要环节，是为高校改革信息需求提供服务的必要内容，在当前信息化特征明显的高等教育改革进程中，“三位一体”档案实践体系体现出信息化特点，高校改革的信息需要数字档案安全体系的保障支持。

2、档案信息化和数字档案安全建设当前并未与教育改革的发展步伐同步。当前信息化建设已经成为高校档案机构发展的重点，然而从满足高校改革的需求程度来讲，当前档案机构在融入数字化校园建设、档案管理与办公自动化的对接并未实现，因此档案信息管理还不能完全从传统手工模式向智能化和现代化模式转变，因此档案信息资源的共享就成了奢侈之谈，档案信息化离真正实现还有距离。电子文件从生成到归档的过程中难以实现全程安全监管，由于档案机构在政策、资金、人力资源等方面的限制，与立卷归档部门的沟通有时存在错位，这导致数字档案安全总会存在隐患，档案信息化建设和安全保障建设并不能适应高校改革要求。

二、高校改革进程中的数字档案安全现实

1、数字档案安全意识有待提高。当前国家已经将信息安全放在战略位置考量，数字档案信息安全也应将安全列为重点内容，虽然与传统管理时期相比档案行业从业人员的安全意识已经明显提高，尤其是信息安全和数字档案安全知识和认识也都在与时俱进，这对档案信息化的发展来说是可喜的。然而从生态环境上，社会大环境并未对数字档案安全有足够的认识，高校能把档案工作纳入到学校的发展计划之中，但在管理体制上仍然没改变处于边缘地位的现实，从管理人员、教师到学生对档案及其安全的认识险隘，让数字档案安全的实现处处碰壁。

2、信息技术发展给数字档案安全带来挑战。信息技术在高校改革进程中得到广泛应用的同时，档案事业对信息技术的应用也在强化，然而在技术升级发展的同时，安全隐患也越来越多，如数字档案存储设备的安全保管、计算机病毒、黑客攻击、档案信息管理系统漏洞以及升级冲突等问题，这要求档案机构一方面要加强设备的安全维护、购置新的技术设备；一方面要提高档案从业人员的技术能力；一方面对档案管理和安全评估提出了责任要求。

3、数字档案安全的管理有待加强。虽然数字档案较传统档案管理技术性体现十分鲜明，但技术的偏重不能代替管理的地位，技术是数字档案安全预防和治理的手段，而管理是对数字档案信息安全的规范，技术是对管理框架的补充。在管理现实中安全保障体系并不健全，首先对管理规范的执行不到位，岗位职责和责任界限尤其模糊；其次，管理方案不完善，管理措施和手段不到位；再次，针对安全问题的应对不及时，有效解决能力差。诸多问题的存在导致信息泄露、系统升级、漏洞弥补、病毒隔离、黑客防范等问题都成为迫切需要解决的现实问题，因此要保证数字档案的真实、准确，信息安全管理的长久、可靠，就要实现数字档案的科学和严格管理。

三、数字档案安全保障体系的建构

高校改革进程中数字档案信息安全体系的建构，是基于强化技术、完善管理的基础上，改善数字档案安全环境、提高应急应对能力，降低安全风险、提升治理水平，作为一个系统的体系工程，应该由管理保障、规范保障、技术保障和人才保障构成。

1、完善数字档案管理体制，促进数字档案安全环境的改善。明确由校领导和档案部门领导以及立卷部门领导二级负责、多方责任的管理体制，成立专门的数字档案工作领导机构，将档案信息化和数字档案安全