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第一讲科技文件管理

一、什么是科技文件

2001年5月1日起实施的国家标准《科学技术档案案卷

构成的一般要求》中指出：“科学技术文件材料是记录和反

映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声

像等不同形式技术文件的总称。”

这是对科技文件所作的简明、确切的定义。这一定义的

涵义，可以从以下几个方面理解：

⒈科技文件的产生领域是生产、科研、基建、设备及其

管理活动，它是这些活动的真实记录和反映。

明确这一点，有助于我们区分科技文件与一般公文（大

家前面已学习了这个概念：公文，即公务文书，是国家机关

及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的

具有法定效用的信息记录。）

⒉科技文件是在现行科技活动中形成的。这有两层含

义：一是说科技文件正在产生着；二是说科技文件正在使用

着。

明确科技文件作为记录和传递科技思想的一种工具，正

在产生和使用，有助于我们认识科技文件和科技档案是同一

事物的两个不同阶段。

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⒊科技文件是科技生产活动的直接记录，是在科技活动

中按有关规定和要求编制形成的，是科技活动的客观需要，

是科技活动的软成果，它直接记录和反映科技生产活动的全

过程和结果，不是随意编写或收集来的，而是科技生产活动

的伴生物。

明确科技文件对科技生产活动的依附性，有助于我们区

别科技文件与科技资料。（科技资料是以工作参考为目的搜

集来的，对科技生产活动具有参考作用的科技文献材料。）

⒋科技文件是一个综合性概念，是指一切记录有科技生

产活动内容的科技文件，包括文字、图表、声像等不同形式

的科技文件。

明确这一点，有助于我们对科技文件的全面管理，而不

简单地把科技文件仅仅理解为文字和图纸。

⒌科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政策、

标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化

制度为依据，凡是定稿的科技文件，特别是关键性的科技文

件（譬如说基建工程的竣工图等），一般都要履行严格的审

签程序。

为什么要履行严格的审签程序呢？这是为了保证科技

文件的真实性、准确性。只有真实、准确的科技文件在现实

使用中才能发挥巨大的参考作用，创造良好的社会效益和丰

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厚的经济效益。否则就会起到反作用，造成损失。

二、科技文件的种类

随着社会生产和科学技术的飞速发展，科技活动的范围

越来越广，科技实践的内容和形式越来越来越丰富，作为科

技实践活动的真实记录和反映的科技文件，它的种类和形式

也呈现出多种多样性。根据科技文件内容和载体的不同，大

体可分为：科技图样材料、科技文字材料、目录和表格材料、

科技声像材料、科技电子文件等五种。

⒈科技图样材料

图样，又称图纸，是按国家规定的制图标准，绘制在一

定载体平面上的表示物体、建筑物、构筑物的形状、结构、

大小或其他自然现象的几何图形。

按其产生领域可划分为机械图样、建筑图样、地质图样、

气象图样、农业图样、测绘图样、天文图样、水文图、地震

图、环保图样等等。

按绘制手段、制成材料和用途的不同可划分为草图、原

图、底图、副底图、复印图、空白图。(重要掌握底图和复

印图的概念：底图，又称“真图”，它是用浸蜡硫酸纸制成

的有一定透明度的描图纸盖在原图上面，用绘图仪器照原图

形描绘出来的图样，或者通过电子计算机控制的自动绘图

机，直接绘制在描图纸或塑料薄膜材料上的图样。是复制复

印图的依据，是履行审签手续的正式文件。复印图是用晒图、

静电复印等方法，根据底图复制的图样，采用氨熏重淡盐工

艺晒制的复印图，图线及底色一般为蓝色，工程界习惯把这

种复印图称为蓝图；采用静电复印的方法复制的复印图，因

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图线是黑色、底线是白图纸的本色，使这种图样黑白分明，

工程界习惯把这种复印图称为“白图”。

⒉科技文字材料

科技文字材