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计算机档案管理的影响因素与控制对策探析

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【摘要】现阶段我国的计算机档案管理的进程在逐步的完成，计算机档案管理的建设已经成为了档案管理工作的重点内容和主要的工作方式。传统的档案管理方式采用的是手写、文件的形式，对于一些重要文件的存储方面，并不安全，很容易出现文件丢失和商业机密被盗的现象。文档的存储也存在着很大的隐患，文件自己的模糊，文件的损坏，都会导致文档的管理工作无法实施。在有关文件的查找方面也很繁琐，大企业的文件数据较多，从中找出自己需要的文件无疑是大海捞针，不仅浪费时间也浪费人力，阻碍企业的发展。现在计算机档案管理的建设在不断地进步中，但是也有部分企业由于各种因素的影响，难以实现计算机档案管理。本文对于计算机档案管理的影响因素和控制对策进行分析，希望能够促进我国计算机档案管理的进程。

【关键字】计算机档案管理;影响因素;控制对策

【基金项目】本文参与江苏高校哲学社会科学思想政治工作专题项目：沿海高职院校少数民族大学新生适应性研究，项目编号：2019JSB647研究成果。

随着现阶段的互联网的发展，我国的大部分档案管理工作摒弃了原本的档案管理的方式，将所有的信息录入到电脑当中，通过互联网的信息技术来提高档案记录的工作，从而促进我国信息化的进程。跟随时代的脚步，重新对档案的管理进行规划，根据新时代的现状，和新型的理论知识，建立新的档案管理体系。对于档案的管理使用计算机的档案管理方式，进一步保证企业或者单位的档案的安全和查找方面，进一步的促进企业的发展。

1.实施计算机档案管理的意义

随着科技的发展，我国曾经的档案管理方式已经不能满足现代企业的发展。所以为了促进企业的持续发展，需要实施计算机档案管理的方式。计算机档案管理一方面能够提高档案的管理效率，帮助企业的发展速度的提升。另一方面，计算机档案管理能够推进企业的现代信息化的建设，促进企业的发展。

计算机档案管理也促进了我国环保事业的发展，我国传统的档案管理方式采用的是纸质的记录，纸是由树木做的，大量的档案的记录，浪费了大量的森林资源，而且纸质的档案保存方式有很多的问题，比如：文档受潮、字迹模糊，由于时间太久、温度太高都会引起字迹的消失。实施计算机档案管理就避免了这种问题的发生，提高了工作效率。

2.现阶段影响计算机档案管理的因素

世界上第一台计算机在美国诞生，由美国的数学家冯诺依曼提出，1946年2月14日ENIAC（埃尼阿克）投入使用。在此后的60年中，计算机技术的发展迅速，逐步的化简，从最开始的ENIAC重量达到28吨，到现在的能够随身携带，计算机的发展越来越快。随着现在网络的发展，越来越多的企业单位选择使用计算机对公司内部的档案进行管理。计算机档案管理能够适应时代的发展，信息检索的速度快、信息录入的速度也较快，取代了人工的劳动，提高了档案的安全性。随着计算机技术的发展，计算机档案管理系统也在不断的完善，现阶段的计算机档案管理还有部分影响发展因素，大致可以分为以下几个方面：

2.1计算机档案管理系统的安全因素

計算机发展到今天也不过百来年，现阶段的计算机档案管理为我们带来了方便，但是档案的安全难以保证，档案如果不小心泄露，被其他人进行有意或者无意的篡改，让档案中的数据出现不准确的问题。计算机档案管理的管理最重要的就是档案的安全，如何保护企业档案的安全和保护企业的知识产权，能偶保证企业的档案的保密工作，在需要的时候有能够合理的开放。在现在的信息化的社会，对于网络中信息的保护，是企业实施计算机档案管理基础。一方面在大量的计算机档案管理的工作中需要大量的员工录入、存储、分享等，在大量的档案管理工作中，可能会出现错误。另一方面计算机通过互联网的连接可能受到网络中的病毒的威胁，数据一旦丢失，就难以找回，找回的数据难以保证其准确性。计算机的档案管理的方式如何保证档案的安全性和准确性，是现阶段计算机档案管理的主要问题。

2.2计算机档案管理人员的专业素质因素

计算机的档案管理是一项复杂且繁琐的工作过程，从事档案管理的工作人员的薪资待遇一般会低于平均工资，计算机的档案管理工作的未来发展空间较小，并不会受到就业人员的欢迎。在实际的工作中，计算机的档案管理的工作人员对于档案的管理会出现不认真的情况发生，整个档案管理的过程较为散漫，工作的不认真，让档案管理过程中会出现档案中的错误，工作人员对于档案的保护也不够，致使我国的计算机档案管理工作即使已经实施了多年，但是管理的效果还不尽人意，在计算机的档案管理的观念不能进行实时的更新，档案管理人员缺少对于档案文件的保护意识。对于计算机不能掌握正确的使用方式，让档案管理的工作难以实施，计算机档案管理的工作不能保证档案的安全，让档案的信息轻易地被别人获取。对于档案的管理没有统一的模板，让后期的档案调用和查找出现问题，会出现比纸