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基于大数据时代档案管理模式的转变分析

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邢晓萌

摘要：档案记录着上至国家下至个人的重要信息，对社会各领域的发展都有着非常积极的促进作用，因此必须要做好档案管理工作。同时随着信息技术的不断发展，大数据时代悄然到来，档案管理工作也需作出改变，通过对大数据技术的应用提升档案管理工作成效，为国家发展提供保障。基于此，本文对大数据时代档案管理模式的转变展开了分析。

关键词：大数据;档案管理;应用策略

前言：

信息技术已经进入了社会的各个角落，对社会发展产生了积极地推动作用，对于关系着国家发展的档案管理工作而言，应通过应用大数据这种基于信息技术而生的高科技手段不断提升管理成效，而应用大数据也会令其管理模式发生一定变化，因此需对这种变化进行分析，以此对大数据技术进行有效应用。

一、大数据时代档案管理模式的转变

（一）理论体系的转变

我国正式进入大数据时代以后，各个领域的数据量呈爆发式的增长趋势，因此对档案管理工作提出了更高的要求。当前需要通过大数据提升档案管理工作成效，以此促进档案管理在新时期的良好发展，而应用大数据也令档案的理论体系发生了一定转变，具体有以下几点：第一，改变了档案管理的理论体系。随着档案数量的不断增加，传统的档案管理工作已经无法适应当前各领域对档案的要求，而且使用传统方式也无法对档案数据进行充分分析。而利用大数据则可以完全满足这些要求，但如果利用大数据进行管理也必須要相应的理论体系作为支持，由此也令传统的档案管理理论体系变为了大数据理论体系。第二，改变了档案数据的获取理论。档案管理在一方面具有一定实时性，这是因为档案包括了所有值得保存和有利用价值的数据，这就导致了档案数据量的不断提升，而当前社会发展对档案管理的第一要求就是实时性，因此需要利用大数据来满足这些要求[1]。在另外一方面，可被纳入档案中的数据遍布于互联网，因此就需要相应的技术将这些数据挖掘出来，而挖掘这些数据就需要大数据技术的支持。第三，改变了档案的服务理论，大数据技术的出现是为了更好的服务于人类，而开展档案管理工作过程中，对大数据技术进行应用也必须秉承这种理论，以此才能更好地利用档案为社会发展服务。

（二）资源体系的转变

第一，档案来源更加广泛。在档案管理工作中应用大数据技术，可以利用大数据不断分析合同的海量数据，然后将其中值得保存和可利用的数据纳入档案中，同时也可以根据档案需求在海量数据中有针对性的挖掘某些数据。这种方式和传统的档案管理工作相比数据来源更加广泛，增强了档案数据的科学性和针对性，并且明显减轻了档案收集工作的压力。第二，档案内容变得更加丰富。首先是档案的数量和过去相比有了极其显著的提升，其次是档案内容的类型和呈现方式也不再是传统的文字和图片，可在档案中可以添加声音、视频等，可以让人们从更多元化的角度了解档案。另外即使相同的档案信息也可以通过不同的方式对其进行展示，由此也满足了人们对档案的多元化需求。第三，收集档案的方式更加多样。首先档案数据收集具有一定的强制性，无论是政府机关还是私人企业，其档案必须要保持完整和清晰，而为了满足这些要求，就必须要加强档案的收集工作。其次当前档案也有了实时性的要求。在档案收集过程中，某些数据的收集难度可能比较大，传统的档案管理不能满足这些数据的收集要求，而应用大数据技术可突破这些难点，并及时将数据纳入档案中，以满足人们对答案的实时性要求[2]。而且这种收集方式也更加敏锐和灵活，可以根据网络数据的变化形式进行动态调整。

通过理论体系的转变以及资源体系的转变的分析可知，在大数据时代档案管理模式必须随之做出改变，这样才能够促进大数据时代的档案管理工作地开展，并且利用档案更好地为社会发展所服务。

二、档案管理工作中大数据的应用策略

（一）增强大数据意识

若想在档案管理工作中更好的对大数据技术进行应用，首先就必须具备相应的意识，然后才能利用大数据提升大关的工作成效，满足人们不断增长的档案需求。另外随着大数据技术在各项领域中的不断深入，人们也会逐渐意认识到大数据的重要作用，而此时大数据意识也会自然而然的随之提升。

（二）加强工作创新

首先，要创新档案管理工作的模式，令档案管理工作和信息技术的连接更加紧密。这就要求在开展档案管理工作过程中，要对网络基础设施运行充分利用，同时要加强数据平台的建设，以此深度利用各种数据资源，从而满足档案管理对数据的要求。其次，要创新档案管理的服务内容。在大数据时代实现信息的共享成为人们当前对档案管理工作的主要要求之一，同时公开与更新档案信息的任务也更加繁重。相关人员必须要仔细甄别可公开信息与不可公开信息，以此在共享档案信息的过程中保证涉密信息的安全性。另外还需要根据客户需求改变档案管理的方式，用大数据技术为客户提供更优质和智能的档案服务，以此来提升客户满意度。

（三）完善法律法规