勘察设计单位档案管理信息化建设的相关分析.docx

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勘察设计单位档案管理信息化建设的相关分析

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刘丹

【摘?要】随着社会的快速发展，电子信息在不断普及，为档案管理带来了很大的发展机遇，促使档案管理工作呈现出信息化、专业化、数字化的发展趋势。为了适应现代社会的发展，勘察设计单位档案管理工作必须适应信息大环境，但很多勘察设计单位不注重档案管理信息化建设工作，无法满足社会经济的发展需求，勘察设计单位必须予以创新，促进档案管理信息化建设的高效进行，文章针对勘察设计单位档案管理信息化建设的相关内容进行了分析。

【关键词】勘察设计单位;档案管理;信息化建设

引言

在勘察设计单位的发展中，档案是企业发展的关键基础资料，档案管理部门需要合理收集、整理、使用企业档案资料。在信息时代的发展中，档案管理部门需要将信息技术应用到实际工作中，深入分析勘察设计单位档案管理工作问题，实行信息化方式，提升档案管理工作的整体水平。基于此，文章阐述了勘察设计单位档案管理的相关内容，分析了信息化建设对勘察设计单位档案管理工作的影响，总结了勘察设计单位档案管理信息化建设策略。

1.勘察设计单位档案管理概述

在勘察设计单位的发展中，为了促进各项工作的顺利开展，管理部门必须强化檔案管理力度，针对信息档案进行共享、处理，并实行数字化档案管理模式，针对传统方案管理方法进行优化，解决各项档案管理问题。档案管理部门逐渐认识到计算机技术应用的重要性，但未完全改善档案管理问题，还要引进更多信息化、自动化技术，保证档案信息的全面性，为勘察设计单位档案信息化建设提供技术保障。首先，现阶段，我国开始注重电子档案的归档工作，通过相关部门制定的管理制度与规范，确保档案的存放期限以及管理质量，为档案管理工作提供可靠的依据，有效地提高档案管理效率。其次，勘察设计单位档案涉及到多个行业的专业资料，纸质档案只能够收集传统的资料信息，随着我国电子档案的不断推出，可以方便使用者查询档案资料，保证资料的存储时间与存储质量。最后，在实体档案管理中，电子存档并存需要面对多样化的服务，档案管理也需要一套完善的管理模式与方法，有效地改变传统管理工作中的问题，促进档案管理的快速发展。

2.信息化建设对勘察设计单位档案管理工作的影响

2.1档案的经济化

随着社会的快速发展，我国信息化水平在不断提升，勘察设计单位针对整体工作流程、工作方式进行了调整、创新，传统的档案管理模式、管理理念也发生了很大变化。在信息时代，我国档案管理工作必须和单位发展进行融合，将其作为勘察设计单位管理工作的关键，这也是现代档案管理形式与传统档案管理最大的差距。因此，经济性革新为未来的档案发展提供了重要的基础保障。

2.2档案的专业化

现阶段，档案信息流通速度不断提升，促使勘察设计单位工作更具专业性，档案管理模式越来越规范，由于档案是在长时间经济管理活动中形成的，导致档案实际内容比普通文本更加复杂、种类更具多样性，这就促使大部分地区建立了较为完善的计算机网络系统，使档案管理的专业化发展拥有了良好的平台和条件，从而促进了档案管理的发展。

2.3档案的数字化

在大数据时代，我国整体信息技术水平越来越高，很多企业建立了自动化办公系统，完善了现代化信息档案管理方案，促使档案逐渐由传统的纸质档案升级成电子档案，档案管理载体逐渐由纸质转变成电子计算机。促进我国企业档案呈现出数字化发展趋势。

3.勘察设计单位档案管理信息化建设策略

3.1建立完善的档案管理制度

目前，勘察设计单位要通过制订相关制度，建立起档案收集、整理制度，明确各个人员的岗位职责，现场勘测人员、工程设计人员都应配合档案部门收集、整理第一手档案资料的义务，确保第一手原始资料准确、完整地立卷、归档，并按有关规定进行档案的专项验收工作，形成整个工程项目的档案网络，充分发挥出档案材料的作用。档案业务主管部门要加强与相关部门的联系、协调，联合出台有关档案工作的标准与规定，解决好部门之间“联系不够密切的问题。此外，档案工作人员要积极参与档案管理信息化建设中，加强对技术部门档案资料收集、整理工作的指导，确保工程建设档案的完整交接。

3.2进一步完善档案信息化管理体系

科技档案是勘察设计档案中的关键内容，为各项经营、生产活动的高效进行提供法律凭证和重要依据，勘察设计单位工程设计、经营决策都离不开科技档案。档案管理系统不能独立存在，勘察设计单位应将档案管理系统与生产管理系统连接起来，为使档案管理系统与生产管理系统有效对接，保证数据顺利传递，勘察设计单位应安排技术人员对档案管理系统进行二次开发，根据档案系统测试环境、数据接口规范和数据库表结构文档，解决两个系统之间的用户和组织机构协调统一、生产数据集成和流程集成等问题，实现档案管理系统和生产管理系统的无缝对接。实现无缝对接后，用户可以通过生产管理系统登录档案管理系统进行相关档案查询、检索、浏