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无纸化会议系统建设方案设计

无纸化会议系统解决方案

一、产品背景

企业现场会议问题

通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程

中的痛处：

1)开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、

签到、收集投

影资料等过程，效率有待提高。

2)会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸

张，还存在装订

出差错的可能；

3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的

会议资料的打印

和分发，会导致泄密。

4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看

不清的阻碍；

5)移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；

6)会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己

观点，但缺少一

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种工具在会前和会中都可方便使用。

使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，

我们可以解决如下问题：

1)提高办公效率。将集会历程中的各环节无纸化、无线化，

将多种信息化

技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的

会议全部搬上

电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的

任务。

2)降低办公成本，包孕打印、复印、装订、集会配套设备

(投影仪、移动白

板、白板笔等)所产生的费用；

3)解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；

4)满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，

轻便、简单、高

效；

5)不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起

到同屏浏览的效

果，没有投影仪也可聚焦重点；

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使用前后的对比

使用自动化集会体系场景一：

使用前：开一些领导决策的相关集会，综合部或者集会服

务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上检察材料和发

言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费

大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。

作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能间接使用打

印的资料。

使用后：集会资料无需再打印，只需把集会资料上传到服

务端就已经准备终了。每一名参会者都市有一台安装“无纸化

无线集会客户端”的平板，相当于一个“个人集会终端”，可通

过无线网络访问到已经准备好的集会资料。无需麻烦的用笔记

本或使用打印的资料。

使用自动化集会体系场景二：

使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。

使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议

材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。

使用自动化会议系统场景三：

使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进

行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打

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开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言

时，需要