企业基建工程档案的收集、管理与利用.docx

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企业基建工程档案的收集、管理与利用

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摘要：现代社会日新月异，为了跟上人们的生活水平，提高国民幸福指数，国家正大力地发展基建工程。基建档案是对基本建设项目工程立项、勘察、设计、施工等众多工作的关键历史记录，其中在基建档案中也存在一些关于工程项目立项申请、批复等档案资料，是合法进行工程项目建设的原始凭证，还有一些项目竣工图和相关文字资料，也是项目使用后做好后期设备保护和维修的根本依据。详细论述了基建档案的管理措施，旨在改进基建档案管理工作，满足现代档案工作的需要。

关键词：企业基建；工程档案；收集；管理；利用

引言

基建工程档案能够反映企业单位开展建设项目管理工作的真实过程，其特点是参与主体多、文件资料形成周期长、图质量大、类型多等，基建工程档案管理工作的质量直接影响和决定了相关工程项目的开展。近年来，我国基建工程档案管理工作取得长足发展，大大提高了企业单位的生产效益和工程项目质量，但是当落实到具体实践过程中却依旧存在一些不足和挑战，需要及时审视、认真克服并且加以改革和创新。

1提升基建档案管理水平的重要性

（1）基建档案是基础设施建设的重要记录材料

在基础设施项目建设完成后，一旦出现问题，可以通过对基建档案的翻阅对问题进行排查，从而为责任追究、赔偿等问题提供条件。

（2）完备的基建档案能够有效提升工程项目的质量和效益

通过对基建档案的合理利用，能够对建设工程项目进行合理地优化，从而提升建设工程的安全性和稳定性，也能有效地减少不必要的成本支出，从而提升建设企业的经济效益。例如，基建档案中往往对建设场地的线路管道以及各种施工设备的承重数据有清晰的记录，能够为后期的维护维修工作提供极大的便利，从而节省大量的人力、物力。

2现阶段基建档案管理工作中存在的问题

2.1规章制度的执行力和保障力不够

随着基建项目的迅速增长，国家颁布了一系列有关规章制度，包括国家档案局的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、住房和城乡建设部的《城建档案管理规定》以及各省市地方的一些实施细则。然而，项目管理及工程档案管理的规章、制度、标准在基建档案管理的过程中产生了诸多困难。由于基建项目具有项目周期长、项目阶段多、涉及单位广的特性，使基建档案具有复杂性、多样性、系统性、成套性等特点，往往由于经济利益或项目工期等因素，人们只重视项目工程的本身，而轻视项目工程的档案，基建档案的收集、整理和归档工作与项目工程的建设不能协调一致地开展，造成基建档案规章制度的执行力和保障力不够以及基建档案工作的滞后。

2.2管理不闭环导致档案丢失

基建档案有关工程建设前期行政许可审批文件（如规划许可证、施工许可证等）、土地证、房屋产权证以及工程施工竣工蓝图等档案原件都是孤本性文件，没有副本。在档案借阅管理中出现不闭环现象，“有借无回”的丢失现象也少有发生，这种孤本性文件的丢失会给日后的相关工作带来致命性的制约。比如某单位在20世纪末在大兴区购置了75亩工业用地用于单位事业的发展，自筹资金建造了工业用厂房。当时厂房经各行政主管部门验收合格后投入使用，各种基建档案资料也一并归档保管。在后期办理房屋产权证过程期间，将借出相关施工蓝图资料丢失，因基建档案中工程施工图的底图都存放在设计单位不交由建设单位存档，并且施工过程中很多的设计工艺更改都是由施工单位的技术人员手工绘制在竣工蓝图中，很难补办。导致房屋产权证办理未果，至今仍未取得产权证明，给单位带来了社会和经济损失。

2.3信息化管理系统建设滞后

信息时代，虽然管理的信息化早已是行业、企业升级管理模式的客观要求，但对档案管理这类边缘化环节来说，信息化建设投入不少却见效缓慢，常常被管理层视作“鸡肋”而有意无意地忽视。故信息化管理系统建设滞后是较典型的问题之一。

3企业基建工程档案的收集、管理与利用

3.1跟踪管理，确保资料真实有效、齐全完整

基建工作一般都是任务重、时间紧，在项目建设中，往往只重视工程建设，忽略文件资料的收集积累。项目建完后回过头来再想收集，方感到东完西缺，无法弥补。对项目跟踪管理，及时预立卷，全面地收集基建材料，是基建工作的一项重要内容。档案工作要求“三纳入”“四参加”“四同步”制度。首先，档案管理工作要受到领导重视，将档案的收集工作列入基建项目管理的基础工作之一，形成的文件资料，及时收集和保存。其次，基建工程涉及的单位繁多，包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等，不同的主体都会产生不同类型的档案材料，因此要注重各个参建单位档案的收集。再次，档案工作要参加基建工程项目的竣工验收，必须与建设项目竣工验收同步进行，把好工程档案质量关，并且要形成档案验收报告，将存在的问题限期整改，全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。最后，