商务秘书接待课件.pptVIP

?

3-1-1接待工作认知秘书接待工作更多的是“来访接待”，即接待因工作或业务联系，临时短暂来访的一般客人。接待，也叫来宾接nnn待，主要是指对计划安排中的比较重要的国内外来宾的接待。此处“来访”，来人要“访”的主要是领导。国内来宾的接待叫“n内客接待”，国外来宾的接待叫“外宾接待”。

秘书往往是来访者第一个会见的人！从某种意义上说，秘书给来访者的印象就是一个单位形象的缩影和展示形象的窗口。n接待工作的好坏会影响来访者对本单位的看法甚至工作的进展。n

接待工作的原则与要求1、文明礼貌n2、尽职负责n3、提供方便n4、讲求时效n5、遵从制度n6、严守纪律n

接待工作的原则与要求（2-1）1，文明礼貌秘书常常是来客最先会见的也是最后告别的主人。接待中要注重礼仪，凡来客都要以礼相待；有时要放下手头的工作；“主随客便”。nn2，尽职负责秘书在接待中既要对本单位负责，也要对来客负责。必须首先确认来客身份；交谈必须注意必要的内容和范围；未得到领导允许不可擅将来访者带到领导那里或指引来访者自己去找！3，提供方便引见；转告、转办；介绍情况、提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。n

接待工作的原则与要求（2-2）4，讲求时效决不浪费客、主双方的时间。n5，遵从制度不搞超标准接待和计划外开支。n6，严守纪律保密纪律、廉洁纪律、外事纪律n

1.内客团组接待流程示意图

2.外宾团组接待流程示意图

3.接待中的五个最重要的环节制定接待工作计划（接待规格种类与确定接待规格依据即制定接待方案）接待计划（方案）4项主要内容nnn安排迎送来访团体接（送）站；用车；见面礼节；下榻安排食宿交通行程预订餐饮客房；宴会礼仪；交通安全安排主宾洽谈交流n主宾会见；洽谈交流；签约礼仪安排客人参观娱乐“主随客便”确定参观内容；娱乐礼仪n

接待规格接待规格的确定——高规格对低规等格主宾身份n来访目的n双方关系n连续性n标志（角度）？突然变化n——主陪人

接待计划（接待方案）A.工作经费（租用会n标题nnn议室、打印材料等）B.住宿费补贴部分C.餐饮费1.导语（很重要！）nnnnnnn2.明确接待规格（在方案中体现）D.劳务费3.日程安排（可以表格形式列出）nE.交通费F.参观游览娱乐费用G.纪念品费4.经费预算nn5.工作人员H.宣传、公关费用

4.接待计划（接待方案）的拟制模拟案例：金陵职业大学校长张宁同志应我校n校长党继农同志的邀请，将于2011年11月1日从南京乘飞机赴乌鲁木齐，对我校进行为期4天的考察访问。张校长一行6人（除张校长外还有教授1人、副教授4人），其中女士2人（副教授），均为汉族。张校长一行此次主要是考察我校的改革经验。除工作外，张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道桥国际大巴扎。职大党政办刘主任安排您（校党政办秘书）作接待方案。

内客接待方案主要内容A.标题《关于接待ⅹⅹ（来客单位）ⅹⅹⅹ（团组负责人）一行的方案》nnB.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待规格和基本要求）C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障D.迎接（接站）并商定活动日程E.宴请nnnnnnnF.会谈或座谈交流G.游览观光H.结帐、送行I.接待费用

关于接待金陵职大张校长一行的计划金陵职大校长张宁一行6人，应我校校长党继农同志的邀请，将于2011年11月1日至4日对我校进行考察访问。张校长一行此行主要是考察学习我校改革经验。南京市与乌鲁木齐市是姐妹城市，两校多年来关系友好。对于张校长一行来访，我校应给予热情周到的接待。为此，特制定接待计划如下。一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排两个小套间房、四个标准间。客人在学校小清真餐厅用餐，日用餐标准40元/人。(P.1)

二、迎接：客人乘坐的××××航班将于11月1日（星期二）下午17：00（北京时间，下同）抵达乌鲁木齐地窝堡机场。杨树新副校长率×××、×××、××，乘中巴车到机场迎接。客人抵达后，由党政办刘主任负责商定活动日程。三、看望：11月1日下午19：00，由刘主任陪同党校长，到专家招待所看望张校长一行（10—15分钟）并最后敲定活动日程。四、宴请：1日晚20：00，阿山江书记、党校长在专家招待所一号包厢设宴招待张校长一行。用清真餐。杨副校长、刘主任、×××、×××、××陪同。标准每人80元，用新疆地产酒。(P.2)

五、座谈交流：2日（星期三）上午11：00，在学术中心大楼三楼中会议厅，主客双方正式见面并座谈。座谈会由阿山江书记主持并致欢迎辞，党校长向客人介绍我校办学改革、教学改革等工作情况，回答客人提出的问题，并请张校长一行介绍金陵职大办学和教学改革创新的经验。双方讨论研究《乌鲁木齐职业大学与金陵职业大学关于开展教学科研合作的协议书（初稿）》。六、客人游览观光：2日下