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档案管理制度

第一条?为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。

第二条?公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；

3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；

4、负责档案提供利用服务；

5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三条?档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条?归档时间和归档程序

1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。

3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。

4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

5、声像、实物档案，在产生后及时归档。

6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

第五条?归档要求

1、归档的文件、资料必须完整。

2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

4、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第六条档案的利用

1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

2、档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第七条档案保管期限的划分及鉴定

1、档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》确定档案的保管期限及档案的价值。

2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

5、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第八条档案保密规定

1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

7、发现档案丢失，损坏要及时报告。

第九条档案查阅、借阅规定

1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

2、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

3、档案资料一般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

4、复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。

6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任