会议费用承担及服务细节协议(2024年版).doc

会议费用承担及服务细节协议(2024年版)

本合同目录一览

1.会议费用承担

1.1会议费用的定义与范围

1.2会议费用的计算与支付

1.3会议费用的调整与变更

2.服务细节协议

2.1会议场地的提供与布置

2.2会议设备的提供与调试

2.3会议餐饮的安排与服务

3.会议参与人员的住宿与交通

3.1住宿的安排与费用承担

3.2交通的安排与费用承担

4.会议日程的安排与变更

4.1会议日程的初步安排

4.2会议日程的变更与调整

5.会议资料的准备与提供

5.1会议资料的种类与内容

5.2会议资料的提供与分发

6.会议期间的医疗服务与应急处理

6.1医疗服务的内容与范围

6.2应急处理的方式与程序

7.会议期间的安全保障与纪律维护

7.1安全保障的措施与责任

7.2纪律维护的规则与执行

8.会议费用的结算与支付时间

8.1结算的方式与流程

8.2支付的时间与要求

9.会议服务的质量保证与投诉处理

9.1服务质量的标准与要求

9.2投诉处理的程序与责任

10.合同的生效与终止

10.1合同的生效条件与时间

10.2合同的终止条件与后果

11.合同的争议解决方式与法律适用

11.1争议解决的方式与机构

11.2法律适用的范围与规定

12.保密条款

12.1保密信息的定义与范围

12.2保密义务的履行与期限

13.合同的修改与补充

13.1修改的方式与程序

13.2补充的内容与效力

14.合同的签署与备案

14.1签署的时间与地点

14.2备案的机构与程序

第一部分：合同如下：

第一条会议费用承担

1.1会议费用的定义与范围

本合同所指的会议费用包括但不限于会议场地租赁费、会议设备租赁费、会议餐饮费、会议参与人员住宿费、会议期间交通费、会议资料准备费、会议期间医疗服务费、会议期间安全保障费等。

1.2会议费用的计算与支付

会议费用的计算将根据实际发生的费用进行，具体费用明细将在会议结束后提供。甲方应在收到乙方提供的费用明细后七个工作日内，将应支付的会议费用支付给乙方。

1.3会议费用的调整与变更

如因不可抗力或其他特殊情况导致会议费用发生变动，双方可协商一致后进行调整。任何费用的调整均应以书面形式进行确认，并由双方签字盖章生效。

第二条服务细节协议

2.1会议场地的提供与布置

乙方负责提供符合甲方要求的会议场地，并按照甲方的要求进行场地的布置。会议场地应具备必要的设施，如音响、投影仪、白板等。

2.2会议设备的提供与调试

乙方负责提供并调试会议所需的设备，确保设备的正常运行。设备包括但不限于音响设备、投影设备、电脑等。

2.3会议餐饮的安排与服务

乙方负责会议期间的餐饮安排，包括早餐、午餐和茶歇。餐饮应符合甲方的要求，并提供质量保障。

第三条会议参与人员的住宿与交通

3.1住宿的安排与费用承担

如会议参与人员需要住宿，乙方负责协助安排住宿，并承担住宿费用。住宿地点应符合甲方的要求。

3.2交通的安排与费用承担

乙方负责会议参与人员的交通安排，并承担相应的交通费用。交通方式包括但不限于出租车、大巴等。

第四条会议日程的安排与变更

4.1会议日程的初步安排

乙方负责制定会议日程，并在合同签订后十个工作日内提供给甲方。会议日程应包括会议的主题、时间、地点、议程等内容。

4.2会议日程的变更与调整

如因特殊情况需要变更或调整会议日程，乙方应提前通知甲方，并在得到甲方同意后进行调整。

第五条会议资料的准备与提供

5.1会议资料的种类与内容

乙方负责准备与会议相关的资料，包括但不限于会议议程、演讲稿、参会人员名录等。

5.2会议资料的提供与分发

乙方应在会议开始前将会议资料提供给甲方，并确保甲方按时收到资料。

第六条会议期间的医疗服务与应急处理

6.1医疗服务的内容与范围

乙方应提供会议期间的医疗服务，包括但不限于临时医疗救助、药品提供等。

6.2应急处理的方式与程序

乙方应制定应急处理程序，并在会议期间设立应急处理小组，确保在发生突发事件时能够及时进行处理。

第八条会议费用的结算与支付时间

8.1结算的方式与流程

甲方应按照乙方提供的费用明细，通过银行转账的方式进行结算。结算流程为：甲方在收到费用明细后七个工作日内，将应支付的款项划拨至乙方指定的银行账户。

8.2支付的时间与要求

甲方应在每个会议结束后的十个工作日内完成支付。如甲方未能按期支付，应支付迟延付款的利息，利息按照中国人民银行同期贷款利率计算。

第九条会议服务的质量保证与投诉处理

9.1服务质量的标准与要求

乙方应按照合同约定的服务标准提供服务，确保服务质量满足甲方的要求。服务质量标准包括但不限于会议场地的整洁、设备的正常运行、餐饮的口感与卫生等。