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采购部工作流程与管理制度

总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购经理对采购员及库管员进行考核和管理。

2、采购经理职责：

1)负责组织公司所销售产品的采购。

2)对库房的管理工作负责。

3)做好销售员与供方之间的联系工作。

4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

5)对采购人员制度执行情况负责。

6)对采购人员的专业知识培训负责。

7)对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

8)严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

9)负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。

3、流程：

1)采购流程：

-收到销售部从管理系统发来的订单

-审批确认

-询价、比价

-采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）

-签订采购合同

复印后，将原始合同整理装订年末存档

2)付款流程：

-在管理系统内录入付款申请单

-采购经理审核

???营销部长审批

副总审批

-财务部付款。

3)收货流程：

-直发：

a.根据合同执行进程督促供货方按期交货

b.供货方传真提货单

c.通知销售内勤已发货

d.营销部内勤传真提货单至最终用户并确认

e.采购员办理入库手续

f.营销部部内勤办理相应的出库手续

-转发：

a.根据合同执行进程督促供货方按期交货

b.供货方传真或邮寄提货单

c.通知办公室相关人员提货

d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续

e.采购员清点货物并办理管理系统入库手续

4)收进项发票流程

a.催供货方开具发票

b.核对开票内容

c.录入管理系统

d.将发票交财务部签收。

5)出库流程：

a.库管员收到销售部销售内勤发出的管理系统出库申请

b.库管员备货并复核

c.交办公室发货

d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤

4、采购管理制度：

1)建立好供方及用户档案，并做好工作记录。

2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3)建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。

4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。

5)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知营销内勤

6)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录管理系统。