信息化时代档案管理有效方法初探.docx

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信息化时代档案管理有效方法初探

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叶玉红

摘要：在科技不断发展的大趋势下，档案管理工作也提出了更高的要求。档案管理是所有改革发展中的重中之重，应顺应新的发展态势，但长期以来我国对各单位档案管理工作重视程度不是很高，很多单位档案的归档、整理、保管等工作还不完善，本文就当前档案管理现状进行分析，进而提出档案管理信息化建设方法。

关键词：新时代;档案管理;改革;信息化

各单位工作的开展，必离不开档案管理，档案管理工作包含记录单位的成立、发展和职能演变以及单位文化、业绩考核、人才培养等多种功能。有效的档案管理工作，可以使单位更明朗有效地了解工作人员的各种信息情况。档案信息化是单位把所用人员信息统一化管理，以便在以后的过程中更加有效的查询了解，并对以后开展各项工作提供更加全面的重要依据。首先之前传统的档案基本上都是纸质的档案存档，实行档案信息化管理首先需要管理人员提前把纸质版的档案进行归类整理，然后按部门进行分别录入，此环节是至关重要的，如果录入有误的话，在以后查阅的过程中就会依据错误的档案进行判断，所以做好档案信息化建设的基础对以后单位档案信息化建设至关重要。

1档案管理的现状

目前，档案管理工作中存在很多问题，具体表现为：

1）档案管理工作重视程度方面。在对档案的收集、整理和存档工作中经常处于被动状态，没有充分认识到随时随地搜集资料的重要性，且档案监管机制不到位，资料收集跟踪不到位，造成资料收集不及时且零散。

2）档案管理技术方面。虽然大部分单位都引进且利用了电子档案管理模式，但仍存在档案利用率和查询效率偏低等一系列问题。原因主要是电子档案管理模式是一项新生事物，单位原有的档案管理工作人员一时无法接受和掌握此种模式，且缺乏专业培训，因而对电子档案系统的应用不熟练。工作人员普遍对档案的管理保存不够重视，更不会主动的创新档案管理信息化方式，这也就导致在这方面投入的资金极其有限，不能够支撑购买各项先进的存储设备及档案管理系统等硬件设施，因此大部分单位还停留在刻光盘、移动硬盘存储阶段，信息化管理平台覆盖率低，这极大的降低了日常工作的效率，也加大了档案毁损的可能，因此，推动事业单位档案管理信息化已经是不容忽视的问题。

3）部分单位档案管理工作缺乏专门负责部门和负责人员。档案管理工作由其他部门工作人员兼职管理，由于工作人员忙于其本职工作，造成对档案管理工作的疏漏，影响档案管理工作质量。现有的工作人员，专业学习过档案管理技术的微乎其微，大部分人不具备专业的档案管理知识，更是缺乏这方面的工作经验，在日常繁忙的工作中更是无法高质量的完成档案管理工作。由个人完成档案管理工作随意性大，纸质档案、光盘、移动硬盘等在保存、传递中容易遗失、毁损，在后续查找相关信息时耗费时间长，已严重影响工作效率。又由于事业单位工作人员，年龄层次不一，对于年长人员来说，学习新的技术存在一定难度，而少部分的年轻人，思维虽然活跃，但在档案管理模式转变方面起的作用也很微小，起不到引领作用。

4）人才流动频繁。在新的市场经济形势下，大部分单位人员已经摆脱了“铁饭碗”的限制，人才流动日益频繁，老员工的离职和新员工的上岗已经不足为奇。在各单位的基层，因人少事多，一人兼多职的现象普遍存在，能够分离出专门管理档案部门的单位少之又少。

2新事态下档案管理新思路

1）利用信息管理手段，擴大服务内容。各个单位应顺应信息时代要求，利用信息化的管理手段，实行信息化管理，做到以下几个方面：一是要制定信息化发展规划，根据具体情况和社会要求，分阶段、分步骤实施方案;二是创建档案信息库，进而建立信息网站，通过本单位网站主页的形式来为人们提供开放的档案信息填报、查询和调取服务，有效提高档案管理和利用效率，实现资源共享;三是建立档案数字化网络。用建立内网的方式，通过对电子文件归档管理前端的控制来分析档案数据，从而进一步对数据进行处理与开发。

2）完善档案管理体系，提高信息利用率。在新形势下，档案管理工作受到了巨大冲击，档案管理工作容易出现结构松散，过程混乱等情况，为了避免这些情况的出现，首先，单位各项制度的制定都要贯彻落实科学发展观，要维护单位持续的发展和大部分员工的切身利益，要改变重事轻人的传统观念，建立切实可用的档案制度。其次，档案管理体系还应具备灵活机动的特点，以便于在今后的工作中能根据发展进一步完善制度。除此之外，档案管理机制的完善应包含每一个关节，做到精准无误，因而可以提高档案管理人员的工作积极性。最后，要注重档案管理信息的安全，在保证安全的前提下积极利用档案数据。

3）档案管理组织的架构重组。信息化对档案管理工作具有全方面且本质性的冲击，因而档案管理工作的信息化改革必不可少，从本质上讲就是要彻底改革创新，除了档案管理本身要改，其背后的组织构架体系也要改。最直接有效的变革是将网