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外贸出口单证操作流程详解--第1页

外贸跟单业务流程

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，

制单结汇等。

一．接单

接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种

特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交

货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信

件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax,Email或书面

合同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利

用我们的网站，等等。

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限

制，最常见的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES

CONTRACT）和购货合同（PURCHASECONTRACT）。前者由卖方草

拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异

议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES

CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASECONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用

品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四

个环节。

（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各

项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表

示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出

的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表

示。

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二．审单：即审核合同

1．审单内容：

确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付

款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2．审单方法：

（1）产品名称，规格：

审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上

号？

有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

（2）质量：

也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买

卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要

条件。

（3）数量：

应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约

数有何规定。

约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际

上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟

单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减

幅度。

（4）单价，总额的审查：

1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查

是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。

2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意

的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）

（5）价格条款的审查：

出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

FOB船上交货价（指装运港的价格条件）