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合同管理台账--第1页
合同管理台账
协议名称：合同管理台账协议
1.背景和目的
本协议旨在确立合同管理台账的使用规范，以便有效管理和跟踪公司与合作伙
伴之间的合同，并确保合同的执行和履约情况得到适时监控和控制。
2.定义
2.1合同：指公司与合作伙伴之间签订的具有法律效力的文件，包括但不限于
采购合同、销售合同、服务合同等。
2.2合同管理台账：指用于记录和维护合同信息的电子或纸质台账，包括合同
基本信息、履约情况、变更记录等。
2.3合同管理员：指负责合同管理台账的维护和更新的专责人员。
3.台账内容
3.1合同基本信息
合同管理台账应包含以下基本信息：
-合同编号：每份合同应有唯一的编号以便追踪和识别。
-合同类型：标明合同的类型，如采购合同、销售合同、服务合同等。
-合同主体：明确合同的签约方。
-合同金额：记录合同的金额，便于财务核对和统计。
-签订日期：记录合同签订的日期。
-履约期限：记录合同的履约期限，包括开始日期和结束日期。
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-相关附件：如有附件，需记录附件的名称和数量。
3.2履约情况
合同管理台账应记录合同的履约情况，包括但不限于以下内容：
-履约进度：记录合同的履约进度，如已完成、进行中或延期等。
-履约评估：对合同的履约情况进行评估，如是否按时履约、是否达到质量要
求等。
-履约记录：记录合同履约过程中的重要事件和沟通记录，便于日后查阅和纠
纷解决。
3.3变更记录
合同管理台账应记录合同的变更情况，包括但不限于以下内容：
-变更类型：记录合同变更的类型，如合同金额变更、合同范围变更等。
-变更原因：记录合同变更的原因和背景。
-变更内容：详细描述合同变更的具体内容和要求。
-变更日期：记录合同变更的日期。
4.使用流程
4.1合同录入
-合同管理员负责将新签订的合同录入合同管理台账。
-合同管理员应按照合同基本信息的要求填写相关字段，并上传相应附件。
-合同管理员应确保录入信息的准确性和完整性。
4.2履约管理
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-合同管理员定期检查合同的履约情况，及时更新台账中的履约进度和评估。
-合同管理员应与相关部门和合作伙伴沟通，收集履约记录和重要事件。
-合同管理员应记录和存档重要的履约沟通和沟通记录。
4.3变更管理
-合同管理员负责记录和管理合同的变更情况。
-合同变更应经过相关部门和法务部门的审批，并及时更新合同管理台账。
-合同管理员应确保变更记录的准确性和及时性。
5.安全和保密
5.1合同管理台账应设有权限控制，确保只有授权人员能够访问和修改台账信
息。
5.2合同管理员应对合同管理台账的信息保密，并采取必要的措施防止信息泄
露。
6.台账维护和备份
6.1合同管理员应定期对合同管理台账进行备份，以防止数据丢失。
6.2合同管理员应确保合同管理台账的完整性和可用性，及时修复和恢复任何
台账故障。
7.争议解决
本协议的解释和执行均适用于中华人民共和国法律。
任何因本协议引起的争议应通过友好协商解决，协商不成
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