试论信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革与创新.docxVIP

??

?

??

试论信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革与创新

?

??

?

?

?

?

?

?

?

???

?

?

?

?

?

摘要：信息技术已经应用到各个领域，如今科技日新月异，社会急速变迁，在信息社会视角下，信息技术已经成为社会生产和发展的重要推动力，档案管理工作也不例外，在事业单位办公室文书管理中，信息技术的应用提高了文书档案管理效率，但同时也存在一些问题，本文主要针对这些问题对办公室文书档案管理工作进行改革和创新。

关键字：信息社会；办公室；文书档案管理；问题；改革创新

文书是指为了记载凭证和传递信息，以文字的形式制定的书面资料，是书面记录的一种。办公室文书档案管理工作是事业单位记载其经营活动、发展变革的重要记录，同时也是管理工作的最原始材料，通过利用信息化手段，能够保证提高文书整理速度提高查阅者的文书效率，利用数字化系统，能够保证各部门之间的沟通交流，提高查阅者的文书效率，保证文书档案的真实性和完整性，减少人工管理的弊端，提高工作效率。

一、当前办公室文书档案管理工作存在的问题

在供给侧改革的大背景下，事业单位越来越重视办公效率和办公质量，在信息化时期，事业单位虽然能够建立电子档案，能够建立本单位的独立办公系统，但是在使用过程中，缺少整体性的发展模式，随着办公业务的逐渐增多，种类不断扩充，对文书档案没有一个完整的管理思路，各部门之间难以形成系统性、协调性的统一规划，其次，档案管理人员对文书管理的重视程度不够，还有些管理人员不能正确、熟练地操作信息化设备，在文书档案的整理和归档中不够科学，难以实现办公智能化、便捷化、文书档案的价值不能被充分开发和利用。

二、办公室文书档案工作的改革

（一）办公室文书档案改革要全面化、过程化

针对当前办公室文书档案管理工作的弊端，要紧随时代发展趋势，对文书档案管理进行更加科学高效的全面化、全过程改革[1]。首先在档案的搜集工作中，要对档案的管理方式进行改革，保证资料信息的渠道来源，禁止出现一些登记不明、来源不明的情况，要保证资料信息的准确性，凡是记载到文书档案中的数据、事例、发生主体、处理结果都要有据可循，杜绝浑水摸鱼，用弄虚作假的手段对文书材料充数，其次，在档案归档中，要统一归档符号，对纸质文书档案要明确书写模板和书写规则，对于电子文书档案要归类整理，科学编码，将具体的文书档案管理工作责任到人，确保在借阅、调动文书档案时管理者能够对档案的流动性正确了解。

（二）办公室文书档案改革要全方位、系统化

文书档案管理工作除了要全过程、全面化改革，还要实现系统化、全方位的改革[2]。全方位指在企事业单位的文书档案管理工作中，上下级要形成合力，制定统一的管理标准，在信息化背景下，文书档案管理工作要符合时代发展背景，注重档案保密工作，避免因为电子信息泄露，对单位造成不可挽回的后果，其次，对文书档案的管理要从集中式管理向精细化管理过渡，对重要文件进行电子备份，还要建立单位内部档案信息管理平台，通过文书储存系统，确保信息查询更加高效，也能保障单位内部的信息不被外泄，以此来保证文书档案管理的科学性和规范性。

三、信息社会视角下办公室文书档案管理工作的创新

（一）制定信息化管理制度

在信息化视角下，办公室文书档案管理工作要建立现代化的管理制度，细化档案办公流程，来规范文书管理工作[2]。首先要保证制度的与时俱进，具备实用性和可操作性，构建完善的文书档案管理体系，创新工作方式，加大管理力度，提高现代化管理设备使用率，强化单位的网络系统建设，熟练操作办公软件，通过现代化的管理技术，对办公文书档案设置登录权限、密匙技术、系统内部保护密码、信息查询权限等，以此来保障文书档案的安全性，在降低工作成本和工作总量的同时，提高文书档案的信息化利用率，其次，技术人员要对各类信息数据深层次的分析和过滤，严格建立防火墙系统，确保想要查询文书档案的人员必须经过实名认证才能进入本单位内部系统，只有保证制度与时俱进，才能实现文书档案管理工作的规范化和信息化。

（二）创建办公室文书档案检索系统

档案检索系统建立的根本目的，就是为了方便使用人员能够快速查找所需信息，因此，在建立办公室文书档案检索系统的过程中，可以利用信息化技术，将办公文书分为重要和普通这两个等级[3]。在普通文档中，管理人员可以输入档案基本信息，比如建立的时间、建立的人员、文档的名称、审核人姓名、审核部门、文档存放地等相关信息，当上级领导或者相关人员有查询需要时，根据电子文件柜编号和柜门号码就能查阅档案；其次，对于重要文档，在进行纸质备案的同时要将其扫描件作为电子档案作为备份，仅供内部人员使用，原件要放在工作单位的保密柜中，文书档案管理人员要对电子档案的机密性进行评级处理，严格按照机密、绝密、秘密这三种保密级别对重要文件归类分档，在查阅重要文件时必须经单