档案管理模块介绍.docx

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档案管理模块介绍

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摘要：该系统内容包含工程概预算、决算、审计、转资等内容，灵璧公司在成熟运用后，经调研发现大部分工程档案数据来源均可以由该系统中取数生成，工程档案卷宗共28项内容，除去设计单位、监理单位负责出具、现场拍摄和采购取得的现成资料外，其中18项需要填制的内容均可以生成。通过软件系统可以控制档案时间、数量、金额、施工单位、运行部门、负责人等内容前后一致。通过在《农网工程辅助管理系统》中新增工程档案模块能够实现工程档案一键生成，将系统生成的档案作为已有档案的参考复核，从而提高档案编制质量；避免因简单失误造成的大量重复打印签字工作；提高档案编制、审查工作的工作效率；大量减少档案审查工作难度，从而提高宿州市工程档案管理水平。

关键词：概预算；决算；工程档案模块能够实现工程档案一键生成；工作效率

一、立题依据与设计指导思想

根据农网升级工程档案检查工作反馈，档案管理工作中发现了以下常见问题:

1、逻辑错误或低级错误

1.1工程项目档案前后数据不一致

1.1.1工程项目档案中的工程量与工程现场不一致

1.1.2市公司批复的立项计划与工程预算的工程量、设备型号、材料规格不一致

1.1.3工程预算与改建方案图、开工报告、施工合同的工程量设备型号、材料规格不一致。

1.1.4工程决算与竣工图、竣工报告的工程量、设备型号、材料规格不一致。

1.1.5工程量与设备材料消耗不一致；

1.1.6关键节点的时间关系不一致

1.2时间、日期等不符合逻辑

1.2.1工程开工、竣工、验收时间，以及施工合同、安全协议明确的时间自相矛盾。

1.2.2工程预算、工程结算、财务决算时间自相矛盾。

1.2.3工程审计时间自相矛盾。

2、档案资料不齐全、不完整、不同步

2.1档案资料不规范

2.1.1与档案范本目录相比，缺少一项或多项资料、照片，导致工程建设与管理的关键环节缺失。

2.1.2收集的资料格式、填写内容不符合“档案填写说明”及档案范本要求，差距较大。

2.1.3档案资料内容中签字、盖章、时间项缺失。

2.1.4档案资料整理不符合规范要求（分类、编目、题名、案卷格式、装订等）。

2.1.5工程综合管理性资料不齐全，未建立综合卷及目录并规范整理。

2.2工程项目改造前后基本信息缺失

2.2.1基本情况表填写缺项，应填写内容未填写。

2.2.2改造前基本数据填写错误，与改前示意图不相符（户数、容量、设备型号、线径、线路长度等）。

2.2.3改造前基本情况、改前示意图与废旧物资回收一览表不相符。

2.2.4竣工基本情况表中数据填写错误，与竣工现场、工程竣工图、工程决算不相符（户数、容量、设备型号、线径、线路长度等）。

3、预决算书资料不完整

3.1预、决算编制不完整，缺少支撑材料

3.1.1设计变更导致工程预算、决算变化时，缺少工程变更说明、审批等有关资料。

3.1.2工程预、决算中的工程概况、编制单位等项目内容填写不完整。

3.1.3工程决算时缺少交叉跨越、人力运输、汽车运输和土石方量签证单等支持材料。

3.1.4工程决算反映的废旧物资拆旧工程量与工程废旧物资登记表上实际回收的废旧物资数据不一致。

4、隐蔽工程记录问题

4.1隐蔽记录不完整

4.1.1各型号电杆、拉（底、卡）盘及护坡记录填写不完整、工程杆洞土石分层未填写。

4.1.2工程隐蔽记录时间与开竣工时间矛盾。

5、工程审计监察意见

5.1审计监察时间不规范

5.1.1审计时间超过省公司规定的转资时间。

5.1.2审计时间在施工结算或财务竣工决算编制时间之前。

5.2审计数量、金额与结算不一致

经调研，档案卷宗工28项报表，其中大部分信息资料，除去设计公司出具、现场拍摄和直接取得的以外的，其余18项都可以从成熟运用的《电力工程辅助管理系统》中取数生成。解决方案如下：

1)针对档案数据不一致的问题，所有档案数据均来源于工程预决算，工程预决算变更，档案数据自动变更。

2)针对档案资料不齐全的问题，所有档案内容集中在一个菜单中，集中计算集中打印，还能够控制某些项目必须填写，检测逻辑错误

3)针对预决算书资料不齐全问题，工程预决算时不仅仅是有结算汇总表、结算明细表，还有土石方、运重、平衡表、补退料表等各种过程表格，数据完整且一致；

4)针对隐蔽工程记录，系统可检测隐蔽工程记录时间逻辑，数据逻辑，避免矛盾，控制必填项，智能提醒；

5)针对工程审计意见，审计意见书基本信息在系统中流转，保证审计数据与预决算一致，控制时间逻辑，自动采集相关数据，避免数据错误

经多方了解，大多兄弟县市公司工程档案编制工作仍然停留在手工翻查资料、手工编写的工作模式；

灵璧公司每年承担大量农网工程，具有开发试验所具备的需的研究条件，并且成熟运用《农网工程辅助系统》，具有数据电子化的优势；由软件自动生成的档案，因为