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浅谈高职院校人事档案信息化建设

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邢翠香

【摘要】档案管理模式由实体档案向数字档案转变是必然的趋势。本文探讨了人事档案管理信息化的作用，对现阶段高职院校人事档案信息化建设中存在的问题进行了分析，并以此为基础阐述了加强人事档案信息化建设的措施。

【关键词】高职院校?人事档案?信息化建设

人事档案是个人人生阅历的浓缩，是合理“选人用人”的重要依据。随着高职院校的发展和人事制度改革的不断深入，传统的人事档案工作已经无法适应新时代的发展要求。因此，加快对人事档案管理工作信息化建设势在必行。人事档案的信息化是在人事档案管理活动中应用现代信息技术，将人事档案信息资源进行收集、整理，从而实现档案信息的数字化存储，即将档案管理模式从以实体档案为重心向以数字化档案为重心转变的过程。加快推动人事档案信息化建设能够促进人事档案管理事业持续快速发展。

一、高职院校人事档案信息化建设的作用

（一）有利于丰富档案内容，节约成本。

纸质档案的存储需占用大量的存储介质和库房空间，耗费大量的人力、物力，而数字档案可以在很小的存储空间保存大量的信息，大大增加存储量，从而使档案管理的成本大大降低，还能记录文字、图形、图表、声音等各种媒体信息，

（二）有利于纸质档案的保护

纸质档案是最原始的证据材料，具有不可复制性，因此保护好纸质档案非常重要。在传统的人事档案工作中，查询个人的信息需要翻阅档案原件，档案每年要翻阅，有时还要反复拆装、查阅和复印，造成纸质载体的磨损。实现人事档案信息化管理后，查询人员的信息可从数据库中直接获取，使档案利用工作变得便捷。不用接触档案原件，减轻了对原始档案的磨损，有利于纸质档案的保护。

（三）有利于提高人事档案的工作效率。

传统的人事档案管理主要是以手工操作方式为主，工作量大，效率低，查阅复杂，费时费力。人事档案信息化后，查阅人事信息不用受时间和空间的限制，变得更加快捷、迅速。在做相关统计的时候，利用计算机的统计功能，不用耗费太多的时间和精力就可以完成，既能保证办事的质量，又能提高办事的效率。

（四）有利于实现信息资源的高度共享

人事档案信息是各部门经常需要利用的重要资源。传统的纸质载体不仅不便于携带，而且不利于传递，从而导致信息资源共享困难。人事档案信息化就实现了档案信息资源的共享，学校领导和人事部门可以快速、全面地掌握各级干部队伍及全院教师的状况等最新信息，为领导决策和人事部门“选人用人”提供依据，为人才资源的合理使用提供信息参考，充分发挥人事档案的重要作用。

二、高职院校人事档案信息化存在的问题

（一）人事档案观念淡薄，管理理念滞后。在我国高职院校中，受传统档案管理模式的影响，部分管理者对人事档案信息化建设缺乏足够的认识和理解，井没有真正意识到人事档案信息化的重要性和紧迫性。很多高职院校仍然使用单一的纸质档案管理方式，由于管理体制不够规范，人事档案管理工作得不到重视。人事档案的管理和监督权力存在争议;此外，高校人事档案信息管理模式仍然采取封闭管理，透明化程度不高，容易造成档案失误。这些问题的存在，严重影响了人事管理信息化的进程。

（二）缺少统一的建设规范标准。一方面电子文件归档制度不健全。电子文件的管理相对于纸质文件起步晚，没有统一的管理标准，一旦管理不善造成的损失是不可逆的。另一方面电子数据冗余，信息共享难以实现。

（三）人事档案管理人员专业水平有待提高。档案的信息化管理是一个相对专业的系统管理工程。从我国高职院校目前的现状来看，人事档案的管理人员专业化程度处于初级阶段，对信息化操作的基本技能掌握程度还不够，导致高校人事档案管理信息化长期处于低水平状态。加强对高校档案管理人员的业务培训，调动高校人事档案管理人员的积极性和主动性，才能提高人事档案管理工作的有效性。

（四）人事檔案信息化系统不完善。目前，很多高校人事档案管理工作还处于低层次管理层面上，没有采用先进的科学技术手段开发和利用。而人事档案管理人员的计算机仅局限于统计档案数目和打印档案目录，无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计，这种不完善的、低水平的信息化管理，直接造成人力资源的极大浪费，提高人事档案信息的失误率。不少高职院校自身的网络安全意识和保密意识不强，没有建立起安全、独立的档案信息管理系统，数据未及时备份，都成为档案信息安全的隐患，因而很难保证档案信息的完整性及安全性。

三、高职院校人事档案信息化建设的措施

（一）完善管理体制，强化档案意识。完善人事档案管理制度，确保其更合理和科学，使人事档案工作更加制度化和规范化。人事档案管理人员要加强档案管理工作信息化建设重要性的宣传，提高各级工作人员对于档案管理工作的配合程度。在材料传递过程中要严格按章办事，使安全性和真实性都能够得到保证。

（二）完善人事档案管理制度，统一信息化建设标准。人事档案管